Auf der vierten, der fünften und mittlerweile auch der sechsten Seite des Mandanten-Datensatzes haben Sie die Möglichkeit, systemweit wirksame Grundeinstellungen für Business OPEN zu aktivieren.
Beachten Sie jedoch, dass hier vorgenommene Einstellungen jeweils erst nach einem Neustart von Business OPEN aktiv sind!
Nachfolgend die Auflistung aktivierbarer "Schalter" in BO in der Reihenfolge ihres Erscheinens:
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Die Option -1 bewirkt eine Aktualisierung des EK- bzw. Einstandspreises anhand der aktuell gültigen EK-Kondition bzw. EK-Preiskontrolle, wann immer Sie einen Artikel, eine EK-Kondition oder eine Vorgangsposition im Verkauf durch Doppelklicken zur Ansicht öffnen. |
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Zur Berechnung des gleitenden EKs lesen Sie bitte die Beschreibung innerhalb des Handbuchkapitels Business OPEN Materialwirtschaft. |
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Ist in der Kondition des aktuellen Lieferanten eine Mindestmenge hinterlegt, passt BO im automatischen Bestellvorschlagswesen die Bestellmenge an die Mindestmenge an. |
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An dieser Stelle kann die bevorzugte Art der Belegerstellung bei Verwendung der Funktion Sammelvorgang definiert werden: 3 - Sammelbelege mit Rückstand |
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In diesem Feld können die Anwender des Moduls Business OPEN Fremdfertigung konfigurieren, ob beim automatischen Bestellvorschlagswesen Fertigungsstücklisten |
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Der Eintrag im Feld Bestellmahnung ist im Zusammenhang mit der gleichnamigen BO-Funktion von Bedeutung. Eine genaue Beschreibung der Funktion Bestellmahnung können Sie im 9. Handbuch-Kapitel "Business OPEN Funktionen" nachlesen. |
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Der Schalter Beleg-Vorschlag ist eine Komfortfunktion im Rahmen des automatischen auftragsbezogenen Bestellwesens . Lesen Sie die Beschreibung innerhalb des 4. Handbuch-Kapitels "Business OPEN im Verkauf". |
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Die drei Optionen dienen speziellen Kunden-Anwendungen und sind nicht von allgemeinem Interesse. |
Die folgenden sechs Konfigurationsfelder auf Seite 4 des Mandanten stehen im Zusammenhang mit den Logistik-Zusatzmodulen Business OPEN EAN und Business OPEN NVE-Etiketten. Wenden Sie sich bei Interesse an deren Funktionalität bitte direkt an GUBUS Software.
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In das Feld geben Sie bitte die Basislänge Ihrer ILN-Nummer ein. Mögliche Länge: 7, 8, 9 Stellen. |
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Im Feld ILN tragen Sie Ihre individulle International Location Number ein. In Deutschland erhalten Sie diese über die GS1 Germany ( http://www.gs1-germany.de ). |
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Im Feld EAN Einheittyp ist der EAN-Typ der Verpackungseinheit für NVE-Etiketten zu codieren: |
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Im Rahmen seines EAN-Moduls errechnet BO unter anderem automatisch EAN-Nummern für neu angelegte Artikel und trägt diese in das Feld EAN auf der PPS-Seite im Artikelstamm ein. Artikel, die davon ausgeklammert werden sollen, können auf derselben Seite mit dem Kennzeichen ohneEAN_ versehen werden. |
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Die Checkbox [Artikel]ohneEAN immer an im Mandanten korrespondiert nun mit dem Kennzeichen ohneEAN_ im Artikel. Ist die Option im Mandanten aktiviert, so wird bei der Neuanlage von Artikeln das Flag ohneEAN_ automatisch gesetzt. |
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Im Feld NVE-Verpackungskennzeichen ist das NVE-Länderkennzeichen zu hinterlegen. Zur Zeit ist nur der Eintrag 3 erlaubt. |
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Ist das Zusatzmodul Business OPEN Barcode-Scanner im Einsatz, ist dieses im Mandanten freizuschalten: |
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Ist diese Option aktiviert, werden Serien- bzw. Chargennummern automatisch vom System verbucht. Die automatische Seriennummernbuchung ist nicht nur im Verkauf bei der Vorgangsumwandlung, sondern auch im Einkauf und in der Produktion möglich. Automatischer Abgang (linkes Feld) und Zugang (rechtes Feld) sind getrennt zu konfigurieren. |
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automatische Buchung von Seriennummern und Chargen 1 - bei der Vorgangsumwandlung im Verkauf (Auftrag zu Lieferschein, Auftrag zu Rechnung) |
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automatische Buchung von Seriennummern und Chargen 1 - im Wareneingang (WE-Nummer = Seriennr./Charge) 2 - in der Produktions-Fertigmeldung (ProdABNr. = Seriennr./Charge) |
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Ist die Schaltereinstellung 1, fragt BO bei der Ersteingabe oder der Änderung von Auftragstermin oder Bestelltermin zunächst den Grund der Terminänderung ab: |
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Anschließend wird die Terminänderung in einem Protokolldatensatz der Datei "Gerätehistorie" festgehalten. Durch Klicken links außen auf die blaue Feldbeschriftung Auftragstermin im Auftrag bzw. Bestelltermin in der Bestellung können Sie zugehörige Protokolldatensätze zur Ansicht aufrufen: |
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Defaultmäßig erfolgt die Berechnung des gleitenden EK eines Artikels im Tagesabschluss . Im Mandanten können Sie einen abweichenden Berechnungszeitpunkt festlegen: 0 - Berechnung im Tagesabschluss (Standard) 1 - Berechnung in Rechnungsprüfung und PPS |
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In diesem Feld können Sie festlegen, ob der Einstandspreis aus Auftrag oder Lieferschein oder direkt aus dem Artikelstamm in eine Rechnung übernommen werden soll: |
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Der Anwender kann die Berechnung des verfügbaren Lagerbestands in BO selbst bestimmen: Folgende Berechnungsformeln können konfiguriert werden: 1 - Bestand - Reserviert - Mindestbestand 2 - Bestand - Reserviert + Bestellt 3 - Bestand - Reserviert + Bestellt - Mindestbestand Ist das automatische auftragsbezogenen Bestellwesen im Einsatz, dürfen Sie im Feld Verfügbarberechnung nur die Optionen 0 oder 2 einstellen. Die Möglichkeiten 1 und 3 verändern die Berechnungsgrundlage für das auftragsbezogene Bestellwesen in BO, welches sich an der Unterschreitung des Mindestbestands orientiert. |
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In der Version BO v16 (ab Oktober 2018) gibt es im Feld Verfügbarberechnung die neue Option 4. Bei dieser Konfiguration wird im Bestellvorschlag bei unterschrittener Mindestmenge der Höchstbestand des Artikels zur Bestellung vorgeschlagen: |
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Diese Einstellungen sind nur für spezielle Kundenanwendungen von Bedeutung. |
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Im Feld Email-Typ lässt sich die Art des Email-Versands aus BO konfigurieren. Folgende Parameter sind möglich: 0 - eingebaute BO-Lösung (Default) 1 - Aktivierung des Zusatzmoduls Business OPEN Email-Client 2 - Nutzung eines externen Email-Programms (Standard-Mailprogramm des Arbeitsplatzrechners) 3 - Beim Email-Versand bietet BO den in Version v13 neu integrierten Open Source HTML-Editor TinyMCE an. |
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Ist die Option aktiviert, wird in Vorgangspositionen des Verkaufs ein freies Textfeld automatisch noch einmal mit dem Artikelnamen gefüllt. Dieser kann dann z.B. mit dem Artikelnamen des Kunden überschrieben werden (auch automatisierbar). |
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Statt des Feldes Artikelname in der Position kann nun das Feld mit der parallelen Artikelbezeichnung für den Formulardruck herangezogen werden, wobei die automatische Beschriftung garantiert, dass in jedem Fall ein Eintrag vorliegt. 1 - Artikelname wird auch in das freie Textfeld geschrieben 2 - zusätzlich Anzeige der parallelen Artikelbezeichnung des Freitextfeldes in der Listbox der Vorgangspositionen |
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Muss aktiviert werden, wenn in Vorgängen des Verkaufs die Berechnung von Versandkosten automatisch erfolgen soll. Folgende Einträge sind möglich: Versandkosten werden beim Speichern von Verkaufsvorgängen berechnet und als Position angefügt. Bei der Vorgangsumwandlung werden Versandkosten komplett übernommen. 2 (bei prozentualer Versandkostenberechnung) Versandkosten werden beim Speichern und auch bei der Vorgangsumwandlung stets prozentual vom vorhandenen Warenwert neu berechnet . Die Neuberechnung bei der Umwandlung ist wichtig bei Teillieferungen! 3 Neu in Business OPEN v20 ist die Schalterstellung 3. In diesem Fall werden Versandkosten nur in der Rechung (Speichern bei manueller Erfassung oder Vorgangsumwandlung in Rechnung) automatisch hinzugefügt. |
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Neben der Einstellung im Mandanten müssen die Dateien "Versandbedingungen" und "Versandkosten" richtig konfiguriert sein. Lesen Sie zu den automatischen Versandkosten den noch folgenden Abschnitt über Versandkosten im Rahmen der Dokumentation zu Basisdaten/Versandbedingungen. |
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Bei Auswahl dieser Option lassen sich im Auftrag automatisch Bestellvorschläge erzeugen. Dabei wird in den Positionen anhand der Formel Auftragsmenge minus verfügbarer Bestand die Bestellmenge ermittelt. Ihr Eintrag im Feld AutoBestellVor des Mandanten entscheidet über die Art der Bestellvorschläge: 0 - es werden keine Vorschläge gemacht 1 - es werden nur freie Artikel berücksichtigt 2 - es werden freie und nicht lagergeführte Artikel berücksichtigt |
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Der Eintrag im Feld BucheZusatzStat gibt darüber Auskunft, wie in den Dateien Kundenstatistik und Artikelstatistik die Spalte Zusatz verbucht wird. Der Standardwert ist "2", d.h. als Zusatz wird standardmäßig der Deckungsbeitrag verbucht. Die "1" ist im Moment für einen ganz speziellen Fall vorgesehen: die Verbuchung von Remissionsmengen. |
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Das Feld ist im Zusammenhang mit dem zusätzlichen Programmmodul Business OPEN Provision zu verwenden. Ist das Feld aktiv, kann im Feld Vertreter von Adressen und Vor-gängen ein Suchdialog nach Vertretern aufgerufen werden. Je nach eingetragenem Wert erfolgen unterschiedliche Reaktionen. |
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Der Schalter regelt die Handhabung von Handelsstücklisten vom Typ -40, -41 oder -42 bei der Umwandlung von Auftrag in Lieferschein: 0 - jede Position wird gemäß individueller Verfügbarkeit in den Lieferschein übernommen (Default) |
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1 - die Liefermenge der gesamten Stückliste errechnet sich anhand der minimal verfügbaren Lagermenge eines Unterartikels Mit der Einstellung 1 lassen sich unterschiedliche Liefermengen im Oberartikel und in den einzelnen Unterartikeln in aufgelösten Handelsstücklisten vom Typ -40, -41 oder -42 im Lieferschein vermeiden. |
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Das Feld TransDB ist nur für eine spezielle Kundenanwendung von Bedeutung. |
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Benutzer der Business OPEN UPS-/Easylog-Exportschnittstelle können im Mandanten den genauen Absender als sogenannten UPS Shipper eintragen. In Mehrmandantensystemen kann so beim Export von Versendedaten an UPS zwischen verschiedenen Absenderfirmen unterschieden werden. |
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In diesem Feld können Sie die Berechnungsmethode des |
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Seit der Version Business OPEN 2006 kann der Anwender die Farbe für die alternierende Zeilendarstellung im Ausgabelayout der Dateien bestimmen. Klicken in das Feld öffnet eine Auswahlliste möglicher Farben, aus der Sie den gewünschten Eintrag übernehmen können: 
Wenn Sie generell keine Zeilenalternierung im Ausgabelayout von Dateien wünschen, hinterlegen Sie im Mandant explizit den Eintrag Ohne. Bleibt das Feld hingegen leer, führt BO dennoch stets eine Zeilenalternierung durch, greift dabei aber auf die Standard-Markierungsfarbe des Betriebssystems zurück. Die Einstellung im Mandanten gilt systemweit, kann aber benutzerspezifisch übersteuert werden. Windows XP-Anwender, die unter Einstellungen --> Eigenschaften von Anzeige --> Darstellung --> Windows XP-Stil das Farbschema Silber aktiviert haben, sollten (falls gewünscht) als alternierende Zeilenfarbe ausschließlich die Option Grau (XP Grau) aus der Auswahlliste wählen. |
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Im Feld InternetBonus kann ein genereller Rabatt für alle im Internet verkauften Artikel hinterlegt werden. |
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Im Rahmen des Zusatzmoduls Business OPEN Intrastat ist an dieser Stelle im Mandanten die fünfstellige, vom Statistischen Bundesamt zugeteilte Intrastat-Materialnummer zu hinterlegen. |
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Die Intrastat-Materialnummer wurde in BO 2006 um die Möglichkeit der Mandantenkennzeichnung erweitert, für den Fall, dass Sie Daten aus mehreren Mandanten unter der gleichen Materialnummer an das statistische Bundesamt übergeben müssen. Tragen Sie die vom Bundesamt zugewiesene Mandantenkennung in das Feld rechts neben Intrastatmatnr. ein. Die Mandantenkennung wird in die Kennnummer eincodiert, die BO bei der Datenübergabe an das Statistische Bundesamt überträgt. |
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noch ohne Funktion, müssen aber der Vollständigkeit halber mit 0 aufgefüllt werden |
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Jeder Protokolldatensatz verzeichnet Datum und Uhrzeit der Aktion sowie das Benutzerkürzel des Ausführenden. |
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Im Feld Typ dokumentiert BO den Name des verwendeten Druckformulars bzw. den Namen der ausgeführten Funktion: 
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Im Falle des Formulardruck-Protokolls wird die Dateinummer um Datensatzreferenz sowie Adressnummer und Suchname des Kunden/des Lieferanten ergänzt: 
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Hinweis: Besonderheit beim Druckprotokoll von Rechnungen
Auf Seite 2 der Rechnung befindet sich unterhalb der Checkbox Re. erledigt (3) ein unsichtbarer Button (siehe grüne Markierung in nachfolgendem Screenshot). Bei Betätigung der Sprungmarke werden die zugehörigen Protokolldatensätze aus der Datei "Gerätehistorie" zur Anzeige gebracht:
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Der Anwender kann so leicht Umfang, Datum, Adressat, Nummer und Erfolg eines Faxvorgangs überprüfen. Infos zur Business OPEN Fax-Schnittstelle erhalten Sie bei Interesse direkt bei GUBUS Software. |
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Ist der Eintrag im Feld maximaleLöschAnzahl 0, darf der Anwender eine unbegrenzte Anzahl von Datensätzen in einem Arbeitsgang löschen. |
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Business OPEN verfügt über ein zusätzliches Programmodul zur Bildverwaltung . Dieses ermöglicht für den Artikelstamm eine referenzierte Verwaltung von Grafiken verschiedenster Formate. |
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Um das Bildmodul zu aktivieren, muss im Feld ExtBild des Mandanten ein Wert > 0 eingetragen werden. Dieser bestimmt die Art und Weise, in der ein Bild in Business OPEN gespeichert wird. Folgende Einträge sind möglich: |
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Ist das Modul Business OPEN Bildverwaltung auf gemischten Plattformen im Einsatz, müssen Mac- und Windows-Clients auf denselben Bildserver im Netz zugreifen. In diesem Fall kann im Feld Bildserverpfad auf Seite 5 des Mandanten die für Windows notwendige "Vorsilbe" des Servernamens eingetragen werden. |
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Im Feld IHK-Nummer können Sie ihre Mitgliedsnummer bei der zuständigen Industrie- und Handelkammer eintragen. |
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Zur Gestaltung der Artikel-Ausgangsnummer siehe AutomAdrNo_ . |
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Zwei weitere Konfigurationsmöglichkeiten im Feld AutomArtNo_ betreffen den Mehrmandanten-Betrieb: |
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automatische Vergabe der Adressnummer mit der übergreifenden Mandantenkennung " 0* " |
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automatische Vergabe der Artikelnummer mit der übergreifenden Mandantenkennung " 0* " |
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Die Einstellung ist nur für eine spezielle Kundenanwendung von Belang. |
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Möchten Sie in Vorgängen des Verkaufs mit einem Kopfrabatt arbeiten, muss in diesem Feld ein Rabattartikel definiert werden. Die solcherart im Verkauf gewährten Rabatte werden in der Statistik dem Rabattartikel zugebucht. Der Rabattartikel sollte bereits im Artikelstamm angelegt sein. Durch Klicken auf den Informationsbutton neben dem Feldlabel RabattArtikel rufen Sie einen Dialog auf, in dem Sie den entsprechenden Artikel eingeben können: 
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Bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Die Mandantartikelnummer des Rabattartikels wird dann im Feld RabattArtikel angezeigt. |
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In Business OPEN gibt es ein zusätzliches Programmmodul zur Kreditlimitverwaltung von Adressen. Ist das Modul im Einsatz, muss im Feld Kreditlimit des Mandanten eine Warnschwelle (Prozentsatz des gewährten Kreditlimits) definiert werden. Business OPEN überwacht das Erreichen bzw. Überschreiten der Warnschwelle in Verkaufsvorgängen und gibt entsprechende Hinweise am Bildschirm aus. Lesen Sie bei Interesse die spezielle Beschreibung des Business OPEN-Kreditlimitmoduls. |
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Der Eintrag in diesem Feld bestimmt, ob beim Ausdruck von Formularen der Standard-Druckdialog gezeigt wird: |
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Der Eintrag 5 in diesem Feld gibt an, auf wieviele Nachkommastellen Business OPEN den Einzelpreis und Gesamtpreis in der Vorgangsposition defaultmäßig rundet. Der Wert kann vom Anwender nicht übersteuert werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den gewünschten Rundungsfaktor für Einzel- und Gesamtpreis für jeden einzelnen Artikel im Artikelstamm zu hinterlegen. Lesen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt im 3. Handbuchkapitel zur Stammdatenverwaltung. |
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In den beiden numerischen Feldern rechts neben NachkommaGes können Sie hingegen bestimmen, auf wieviele Nachkommastellen der Preis freier Artikel gerundet wird: mittleres Feld: Rundungsfaktor Einzelpreis |
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Bleibt der Eintrag in den genannten Feldern auf 0, gilt der Default in BO auch für freie Artikel, nämlich die Rundung von Einzel- und Gesamtpreis in der Vorgangsposition auf fünf Nachkommastellen. |
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Ab der Version BO v13 gibt es zusätzlich die Möglichkeit, die Default-Rundung von Gesamtpreis und Einzel-/Listenpreis zu differenzieren. Liegt im Feld Gesamtpreisrundung ein Wert > 0 vor, so wendet BO diesen Rundungsfaktor auf den Gesamtpreis von Vorgangspositionen an, unabhängig von einem evtl. vorliegenden Eintrag im Feld NachkommaGes. |
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Wenn Sie obigen Dialog mit "Ja" bestätigen, legt BO ein Client-Startdokument mit der Extension .pth auf Ihrem Desktop ab. Sie können Business OPEN künftig durch Doppelklicken auf das Startdokument starten. Unter Umgehung des Server-Auswahlfensters erreichen Sie sogleich den Passwort-Anmeldedialog von Business OPEN. Durch Kombination des Startdokuments mit der Möglichkeit zur automatischen Anmeldung eines Benutzers in BO kann der Startvorgang von Business OPEN weiter verkürzt werden. |
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Benutzt Ihre Firma eine Asterisk-Telefonanlage, können Sie die Direktwahl aus BO nutzen, wenn der Asterisk-Server entsprechend konfiguriert ist. Im Feld Asterisk_Server des Mandanten ist zudem die IP-Adresse des Asterisk-Servers zu hinterlegen. Die Telefonwahl via Asterisk ist eine Alternative zum ansonsten von BO unterstützten TAPI für Windows. |
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Die links genannten Einstellungen sind nur für spezielle Kundenanwendungen von Belang. |
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Betreiber der Business OPEN osCommerce-Schnittstelle können in dem Feld bestimmen, welcher Kundengruppe Gesprächspartner aus BO bei der Übergabe an osCommerce defaultmäßig zugeordnet werden, für den Fall dass das Feld im GP-Datensatz selbst nicht gepflegt ist. Folgende Einträge sind erlaubt: Die Einstellung wird jedoch im Moment nur für eine spezielle Kundenanwendung berücksichtigt. |
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Steht der Schalter auf 1, protokolliert BO alle Übertragungen aus BO nach osCommerce in einer externen Textdatei. |
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Für den Druck von Etiketten mit Barcode hat GUBUS Software programmgesteuerte Lösungen unter Verwendung der EAN-Codes aus BO für die Etikettendrucker Dymo LabelWriter 400 und Brother P-Touch 9500 PC entwickelt. Der verwendete Drukker ist im Feld Etikettdrucker_Typ auf Seite 4 des Mandanten zu codieren: |
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Im Feld Ress.-Kalender können Sie die Business OPEN Zeitplanung im Rahmen des Business OPEN PPS aktivieren. |
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Es besteht in BO die Möglichkeit, liefergesperrte Adressen am Erscheinen im Adress-Auswahldialog von Vorgängen zu hindern und aus dem Ausgabelisting der Adressdatei auszublenden. Die Option ist im Feld Liefersperre ausblenden auf Seite 4 des Mandanten zu konfigurieren: 0 - Default, Verhalten wie in den bisherigen BO-Versionen. 1 - Adressen mit Liefersperre können im Vorgang nicht mehr erfasst werden. 2 - Adressen mit Liefersperre werden zusätzlich zu 1 auch in der Anzeige des Ausgabelayouts der Adressdatei ausgeblendet. Die Option im Mandanten zum Ausblenden liefergesperrter Adressen lässt sich benutzerspezifisch im Userdatensatz übersteuern. |
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Der Eintrag 1 im Feld Memory-Stat schaltet die Ermittlung von Werten zur Speicherauslastung an. Diese dient zur Vorbereitung der im Systemmanagerdialog aufrufbaren Memory-Statistik . |
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Dert Schalter betrifft den Auftritt von Handelsstücklisten in Fertigungsbestellungen : 0 - der Oberartikel (SOA) tritt mit Preis in der Bestellposition auf (Default) 1 - der Oberartikel (SOA) wird ohne Preis in die Position übernommen |
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Seit der Version BO v12 können Anwender der Business OPEN Fremdsprachenbedienung in diesem Feld den 4D-spezifischen Code der gewünschten Mandantensprache eintragen. |
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Ab den Versionen Business OPEN v11 (nur auf Anforderung) und v13 ist der neue Formulargenerator PagePro in BO integriert. PagePro kann auf Wunsch durch einen Eintrag im gleichnamigen Feld auf Seite 4 des Mandanten grundsätzlich aktiviert werden. |
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Business OPEN v13 ermöglicht das Faxen aus dem System auch über die neue Anbindung an den Internet Fax Service GTC InterFAX. Zum Modul Business OPEN Interfax liegt eine eigene Beschreibung vor. Durch den Eintrag 1 in das Feld Interfax wird die Faxanbindung aktiviert. |
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Über den Schalter WebArea Option steuern Sie, wie BO Web-Inhalte (z.B. beim Klick auf Straße oder Homepage in der Adresse) im System darstellt. 1 - BO benutzt standardmäßig die 4D-Technologie WebArea -1 - BO verwendet den Standard-Browser des Betriebssystems auf Ihrem Arbeitsplatzrechner |
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Der Schalter betrifft den mobilen Zugang zu Business OPEN über einen Internet-Browser mithilfe des auf 4D Web-Server basierenden Externals Lightning. Folgende Schalterstellungen sind möglich: |
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Bei 1 und 2 ist ein Freigabecode für Lightning erforderlich. Die unter 2 genannten Startmeldungen dokumentieren z.B. den Fehlerfall: Fehler: 16:27:35: DB_Method_On_Start a: 5003 ntk: 1 |
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Neben der Aktivierung im Mandant ist auch eine Freischaltung der Benutzer für das Lightning-Modul erforderlich. Business OPEN Lightning befindet sich noch in Entwicklung. Erfahren Sie Näheres auf Anfrage bei GUBUS Software. |
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Das Open Source Faxprogramm Hylafax ist ab der Version 13 der Nachfolger von 4 Sight Fax als von BO unterstützte Fax-Software. Näheres erfahren Sie auf Anfrage bei GUBUS Software. Im Feld SMTP-Host können Sie den Hylafax-Server konfigurieren. |
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Der in der Version Business OPEN v16 neue Schalter soll den ungestörten Ablauf von 4D Backup gewährleisten. Das 4D-eigene Backupsystem wird am 4D Server üblicherweise zeitgesteuert eingerichtet, wobei der Zeitpunkt des Backup-Starts idealerweise außerhalb der Arbeitszeit gewählt werden sollte. Wenn 4D Backup startet, sollte kein Client am Server angemeldet sein, um die Sicherung von Änderungen nicht zu behindern. Tragen Sie in das Feld Backup Karenzzeit einen gewünschten Zeitraum in Sekunden ein. Innerhalb dieser sogenannten Karenzzeit vor dem Zeitpunkt des Backup-Starts erlaubt BO keine Neuanmeldungen am 4D Server mehr. Gleichzeitig werden evtl. noch aktive Clients automatisch abgemeldet, damit 4D Backup ungehindert ablaufen kann. Dieses Verhalten legt BO jedoch nur an den Tag, wenn im Mandant eine Backup Karenzzeit > 0 eingetragen ist. Ist dies nicht der Fall und sind zum Zeitpunkt des Backup-Starts Clients angemeldet bzw. wird eine Client-Anmeldung versucht, springt 4D Backup u.U. nicht an oder bricht kommentarlos ab. |
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Business OPEN bietet eine Reihe von Prozeduren an, über die Sie via SOAP (Simple Object Access Protocol) Anfragen an den 4D Server schicken können. Auf diese Weise kann z.B. der Auftragsstatus eines Kunden oder der Lagerbestand eines Artikels eingesehen werden. Eine Prozedur steht zur Neuanlage von Vorgängen bereit. Die Struktur der anzuliefernden Daten ist hierbei (wie auch bei den o.g. Abfragen) von BO vorgegeben bzw. wird in Zusammenarbeit mit dem Nutzer entwickelt. Der direkte "Versand" von Bestellungen eines Webshops an BO wäre über SOAP beispielsweise möglich. Voraussetzung für das SOAP-Verfahren ist eine 4D Webserver-Lizenz. Wenden Sie sich bei Interesse an den SOAP-Verfahren in BO bitte direkt an GUBUS Software. Das Foto unten zeigt die SOAP-Abfrage des Lagerbestands eines Artikels mit der Antwort des Servers: |
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Die Anfragen via SOAP können auf Wunsch mit einem Passwort geschützt werden. Tragen Sie hierfür im Feld SOAP_Control im Mandanten die Ziffer 1 ein. |
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In das Feld Leitweg-ID kann im Zusammenhang mit dem Modul Business OPEN XRechnung zum Versand elektronischer Rechnungen bei Bedarf die Leitweg-ID des Mandanten/Absenders eingetragen werden. Näheres zum Modul erfahren Sie auf Anfrage direkt bei GUBUS Software. |
Auf Seite 5 im Mandanten können Sie eine Reihe von zusätzlichen Grundeinstellungen durch Anklicken der jeweiligen Checkbox aktivieren:
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Die Option muss eingeschaltet sein, wenn in der Datei Preiskontrolle mengenabhängige Preise verwaltet werden. Die Option reduziert die Performance Ihres Rechners und sollte nur wenn nötig verwendet werden. |
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Sorgt bei der Schnellerfassung für automatische Verbuchung im Batch. |
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Die Einstellung ist zu aktivieren, falls beim Programmstart von Business OPEN die Sequenznummern aus einer externen Datei eingelesen werden sollen. |
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Ist diese Option ausgewählt, erfolgt durch die Produktionsplanung ein automatisches Update des Einstandspreises von Artikeln in Vorgangspositionen, aus denen ein Produktionsauftrag angestoßen wurde. |
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Statt der Positionsmenge wird die Menge 2 eines Artikels im Positionslayout eines Vorgangs angezeigt. Menge 2 ist diejenige Menge, in der ein Artikel auf dem Lager geführt wird. |
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Die Einstellung muss aktiviert werden, wenn das Business OPEN-Kassenmodul eingesetzt wird. In BO v20 nicht mehr aktiv. |
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Wenn Sie in der Produktion mit Rückmeldungen arbeiten, muss diese Option "angehakt" sein, damit die Rückmeldungen verbucht werden. |
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Die Option sorgt dafür, dass während des Tagesabschlussprogramms die Funktion Lager-Update automatisch durchlaufen wird. Die Überprüfung der Lagermengen kann bei einem großen Artikelstamm lange Zeit in Anspruch nehmen! |
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Ist die Option aktiviert, wird der Bestand auf Sperrlägern bei der Berechnung des Gesamtbestands eines Artikels ausgenommen. |
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Ist die Option eingeschaltet, können in der Rückmeldung über die Joberfassung auch "Fertig"-Meldungen für einen gesamten Produktionsauftrag erfasst werden. |
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Die Option muss angeklickt werden, wenn Sie in den Positionen von Vorgängen des Verkaufs mit Zwischensummen arbeiten wollen. |
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Ist die Option ausgewählt, sortiert Business OPEN beim Aufruf der Listbox-Adressliste (im Auswahldialog zur Bestimmung des Suchnamens im Vorgangskopf) automatisch nach der aktiven Suchoption. Größere Auswahlen können eine langsamere Reaktionszeit zur Folge haben. |
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Ist die Einstellung aktiviert, sortiert Business OPEN beim Aufruf der Listbox-Artikelliste (im Auswahldialog zur Bestimmung des Artikels in den Vorgangspositionen) automatisch nach der aktiven Suchoption. Zur Verarbeitungsgeschwindigkeit siehe oben. |
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Durch diese Einstellung wird in Vorgangsdateien in der Lieferanschrift der Gesprächspartner eingefügt. Gibt es mehrere Ge-sprächspartner, erscheint zuvor ein Auswahldialog. Gibt es keinen Gesprächspartner, wird die Lieferanschrift wie üblich gefüllt. Ist im Adressdatensatz auf Seite 2 das Feld Lieferanschrift gefüllt, hat die dort hinterlegte Anschrift in jedem Fall Priorität, auch wenn die Option VorgangGespa aktiviert ist! |
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Muss beim Einsatz des Moduls Filialabgleich aktiviert sein. |
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Ist die Einstellung "angehakt" wird im Feld Projektnr. in Vorgängen ein Auswahldialog vorhandener Projekte angezeigt. |
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Bei dieser Option verhindern benutzerdefinierte zwingende Felder (Definition in der Datei " DD_Fields ") bei fehlendem Eintrag das Speichern des Datensatzes. |
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Ist die Einstellung aktiviert, werden bei der Mengenumrechnung in den Vorgangsdateien die globalen Umrechnungsfaktoren aus dem Systemmanagerdialog (siehe dort) verwendet. |
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Gleiches gilt für von der Mengeneinheit abhängige Preise im Einkauf. |
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Die Einstellung ist zu aktivieren, wenn Kontrakte (Datei "Angebot" oder "Anfrage") bei Erreichen der festgesetzten Menge nicht automatisch auf erledigt gesetzt werden sollen. Die Business OPEN Kontraktverwaltung ist ein zusätzlicher Programmteil, für den eine eigene Beschreibung vorliegt. |
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Zeigt defaultmäßig im Positionslayout von Einkaufsvorgängen die Bestellnummer und Bestellbezeichnung des Lieferanten statt der eigenen Artikelnummer und des eigenen Artikelnamens. |
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Bei "abgehakter" Checkbox wird in Vorgängen die Verpackungsmenge der einzelnen Positionen nicht summiert. |
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Die Einstellung bewirkt, dass in der Schnellerfassung von Vorgängen bei Suchvorgängen defaultmäßig die Artikelnummer als Suchkriterium verwendet wird. |
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Ist die Option ausgewählt, überprüft Business OPEN beim Tagesabschluss , wieviele Dokumente, Wiedervorlagen und Notizen zu jeder Adresse im System vorhanden sind. Gegebenenfalls wird die Anzeige der gefundenen Anzahl von Dokumenten, Wiedervorlagen und Notizen im Adressdatensatz aktualisiert. |
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Ist die Option ausgewählt, spring BO nach der Vorkalkulation bei Übernahme der Stückliste im Produktionsauftrag zurück auf Seite 1 des Auftrags, anstatt auf der Kalkulationsseite zu verweilen. |
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Die beiden Einstellungen müssen für den Einsatz des Moduls Business OPEN Verpackung - Container - Spedition aktiviert werden. |
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Die Einstellung stellt sicher, dass Serienmails aus BO (z.B. ein Newsletterversand) im BBC-(blind carbon copy)Verfahren versendet werden. Der Empfänger sieht also nicht, wer die übrigen Empfänger seiner Email sind. |
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Ist die Checkbox aktiviert, wird in der Schnellerfassung sowohl bei der manuellen Eingabe als auch beim Auftragsimport die im Mandant hinterlegte Preisfindung durchlaufen. |
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Werden in einer Datei Datensätze gelöscht, erzeugt Business OPEN Protokolldatensätze in der Datei Worktables (TableType = DEL_@). Verursacher und Gegenstand einer Löschaktion bleiben auf diese Weise nachvollziehbar. Zusätzlich werden auch mit Auf Auswahl anwenden vorgenommene Aktionen protokolliert. Das Löschprotokoll kann im Rahmen der Schraubenzieherfunktion Löschreport in der Benutzerdatei eingesehen werden. |
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Ist die Option "abgehakt", werden bei mehreren Mandanten nur die Datensätze des aktuellen Mandanten angezeigt. |
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Der Schalter ist nicht mehr aktuell und darf vom Anwender nicht mehr aktiviert werden! |
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Die Aktivierung der Checkbox macht das Feld Menge 2 in Vorgangspositionen eingebbar. |
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Beim Zusammenfassen mehrerer Vorgänge zwecks Umwandlung werden im erzeugten Sammelvorgang Zwischenpositionen (Überschriften) gebildet. |
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Ist die Option aktiviert, laufen beim Öffnen und Speichern eines Datensatzes externe Operationen vom Typ 10 bzw. 11 ab. |
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Bei aktivierter Checkbox tritt in BO die VOC-Berechnung (Lenkungsabgabe auf flüchtige Kohlenwasserstoffe) inkraft (nur für die Schweiz). |
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Die Checkbox ist zu aktivieren, wenn Datensätze nach dem Öffnen oder Suchen in Dateibereichen automatisch sortiert sein sollen. Das Sortierfeld kann für Benutzergruppen definiert werden. |
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Die Option muss aktiviert werden, damit das Modul zur Verwaltung multipler Adress-Anschriften in Business OPEN eingesetzt werden kann. |
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Die Option erlaubt bei freien Artikeln in Vorgangspositionen die Zuweisung einer Warengruppe . Diese wird dann statistisch verbucht. Bei festen Artikeln wird immer die Warengruppe aus dem Stammdatensatz in die Statistik übernommen. |
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Bei Auswahl dieser Einstellung wird beim Export an das Finanzbuchhaltungsprogramm CONTO die erweiterte CONTO-Schnittstelle ContoPro_ benutzt (siehe die spezielle Beschreibung der Business OPEN CONTO-Schnittstelle ). |
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Für die Benutzung des Business OPEN-internen Mahnwesen war früher ein Freischaltcode erforderlich, der nach Anhaken der Checkbox im Mandant abgefragt wurde, Ein Freischaltcode ist in BO v20 nicht mehr erforderlich, weshalb die Option gedimmt ist. |
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Durch Anklicken der Checkbox wird das Modul Handelsvariante in BO aktiviert. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Kundenanwendung, für alle übrigen BO-Benutzer ohne Belang. |
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Ist die Checkbox "angehakt", wird die Anzeige von Lagermengen beim Aufruf bestandsgeführter Artikel permanent aktualisiert. Die Option ist in langsamen Netzwerken nicht empfehlenswert. |
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Soll in einem Mehrmandantensystem ein bestimmter Mandant nicht mehr im BO-Anmeldedialog zur Auswahl erscheinen, so kann dieser durch Anklicken der Checkbox deaktiviert werden. |
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Business OPEN ermöglicht bei entsprechender Konfiguration die automatische Anmeldung eines Benutzers im System, unter Umgehung des Passwortdialogs. Ist die Checkbox Auto-Anmeldung im Mandanten abgehakt, so öffnet BO in Mehrmandantensystemen bei der automatischen Benutzeranmeldung zugleich den passenden Mandanten. Voraussetzung: der Benutzername (genauer gesagt der Username_long muss über alle Mandanten hinweg in BO eindeutig sein! |
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Business OPEN versieht Neueinträge im Bemerkungsfeld der Adresse und der Reklamation sowie auf Seite 2 der Vorgangsdateien mit einem Aktualisierungsstempel , bestehend aus Datum und Benutzerkürzel. Standardmäßig wird jeder neue Texteintrag unter dem bestehenden Text angeordnet (= Information aufsteigend nach Datum). Sollen die letzten Bemerkungen von BO automatisch zuoberst gesetzt werden (= aktuellste Information zuerst), so ist der Schalter Bemerkung oben im Mandant zu aktivieren. |
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Platzhalter für eine bisher nicht realisierte Option im Rahmen des automatischen Bestellvorschlagwesens. |
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Der Schalter korrespondiert mit der Schraubenzieher-Funktion Vorgänge zum Druck freigeben . Ist die Checkbox Druckstatus_einfärben aktiviert, färbt BO das Belegdatum der zum Druck freigegebenen Vorgänge im Ausgabelayout grün. |
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Die Option sorgt für eine automatische Vergabe der Adressnummer durch das System. Die Gestaltung der Adressnummer lässt sich beeinflussen, indem Sie in der Datei "Sequenznummer" für die Datei "Adresse" eine nach Ihren Wünschen gestaltete Ausgangsnummer definieren, die dann mit jedem neuen Adressdatensatz hochgezählt wird. (Näheres über Sequenznummern finden Sie im Zusammenhang mit der Beschreibung des "Systemmanagers" weiter hinten im Kapitel "Business OPEN konfigurieren"). |
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Durch Anklicken der Checkbox können Sie das Zusatzmodul Business OPEN Zeiterfassung freischalten. Näheres zur Zeiterfassung in BO erfahren Sie auf Anfrage bei GUBUS Software. |
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Ist die Checkbox aktiviert, sind im Rahmen des Moduls Business OPEN Fremdfertigung (Einkauf) auch Teilentnahmen beizustellenden Materials möglich. Standard (Checkbox deaktiviert): BO bucht erst dann Material aus, wenn ein der Positionsmenge entsprechender Bestand auf Lager ist. |
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Ist die Option angehakt, erzeugt Business OPEN bei der Verbuchung von Rechnungen im Tagesabschluss Statistiken nicht für die Lieferadresse, sondern für den Hauptdebitor. |
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Bei Aktivierung der Checkbox exportiert BO über den Export-Assistenten Textdateien immer im plattformübergreifenden Unicode-Modus. In BO v20 ist der Unicode-Export Standard und muss nicht mehr eigens im Mandant aktiviert werden. |
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Der in BO v20 neue Schalter Backup-Warnung repräsentiert eine Maßnahme zum Schutz vor Datenverlust. Ist die Checkbox aktiviert, prüft BO bei der Client-Anmeldung eines Systemadministrators anhand der Backup-Einstellungen am Server, wie lange das Datum des letzten Backups zurückliegt bzw., ob überhaupt eine Datensicherung konfiguriert ist. Eine Bildschirmmeldung beschreibt die jeweilige Sachlage: 
Der Administrator sollte nach Erhalt der Warnmeldung BO beenden und die Backup-Konfiguration am Server prüfen. Desgleichen prüft BO die Backup-Einstellungen auch am Ende eines "großen" DataDict-Updates (z.B. beim Einspielen einer neuen BO-Version): 
Die neue Backup-Warnung soll im Wesentlichen verhindern, dass über längere Zeit kein 4D Backup läuft und dadurch Daten verloren gehen. Informationen zur aktuellen Backup-Konfiguration sowie weiterführende Links kann der Administrator auch unter der Schaltfläche 4D Backup auf Seite 2 des Systemmanagerdialogs abrufen. |
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Ist der Schalter gesetzt, berücksichtigt BO bei der Übergabe von Rechnungen und Rechnungsprüfungen an die Business OPEN CONTO-Schnittstelle auch Fremdwährungen. |
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Bei Aktivierung der Checkbox benutzt Business OPEN ein 4D internes System zur Verschlüsselung von Passwörtern. Der verstärkte Passwortschutz ist bei Anbindung Ihrer 4D Datenbank ans Internet (z.B. im Rahmen eines Webshops) von Bedeutung. Eine ausführliche Dokumentation zum 4D-eigenen Passwortsystem finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel innerhalb der Beschreibung der Systemmanager-Funktionen. |
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Ist die Option ausgewählt, werden beim Aufruf statistischer Informationen in Vorgangspositionen statt aller vorhandenen Statistikpositionen nur die letzten sechs Einkäufe bzw. Verkäufe angezeigt. |
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Ist die Option ausgewählt, passt BO im automatischen Bestellvorschlag die Bestellmenge an eine in der Kondition evtl. vorhandene Preiseinheit an. |
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Das Zusatzmodul Business OPEN Leistungserfassung muss im Mandanten grundsätzlich aktiviert und freigeschaltet werden. |
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Ist die Checkbox markiert, berücksichtigen die einschlägigen BO-Prozeduren zum Zusammensetzen einer Postanschrift (äAdressLabel, äGesprächLabel etc.) die aktuellen Vorgaben der Deutschen Post: kein Länderkennzeichen mehr vor der Postleitzahl, bei Auslandsadressen Angabe des Staates am Ende. 
In BO entfällt bei Inlandsadressen gemäß DIN 5008 die Leerzeile zwischen Straße und Postleitzahl/Ort. Näheres zur neuen Anschrift der Inlandspost lesen Sie bitte in der Beschreibung der Business OPEN-internen Textverarbeitungsfunktionen innerhalb des 7. Handbuch-Kapitels "Business OPEN Dokumente". |
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Bei Aktivierung dieser Funktion werden Textbausteine für z. B. Kopf- und Fußtext in Vorgängen nur noch zur Sprache des Vorgangs passend geholt. |
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Ist die erweiterte Artikelanzeige angeschaltet, vergrößert sich das Ausgabelayout der Artikeldatei um eine dritte Zeile pro Datensatz durch die Anzeige von Austauschnummer, Ladenpreis, DIN, Güte und Produkteart. |
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Die Belegart Terminauftrag verhindert standardmäßig die Um-wandlung eines Auftrags vor dem Erreichen des Auftragstermins. Durch Aktivierung der Checkbox im Mandanten schalten Sie dieses Default-Verhalten aus, d.h. die Umwandlung von Terminaufträgen ist jederzeit problemlos möglich. |
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Ist die Checkbox angeschaltet, wird die Umwandlung von Vorgängen nicht vom Server (Default), sondern vom Client auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner durchgeführt. |
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Ist die Option aktiviert, prüft BO in den Positionen von Vorgängen an EU-Auslandskunden den MWSt.-Code des Artikels und weist der Vorgangsposition einen der deutschen MWSt entsprechenden EU-Code zu. Der EU-MWSt-Code muss im System vorhanden sein. Er bewirkt keine MWSt-Berechnung, sondern dient der Übergabe an ein Finanzbuchhaltungsprogramm. Zum genauen Verfahren lesen Sie bitte die Ausführungen unter Basisdaten/Umsatzsteuer weiter hinten in diesem Handbuch-Kapitel. |
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Für Anwender der Business OPEN DATEV-Schnittstelle bei gleichzeitiger Nutzung der Business OPEN Kreditlimitverwaltung : Ist die Checkbox im Mandanten aktiviert, so importiert BO offene Zahlbeträge aus einer DATEV-Exportdatei offener Posten als genutztes Kreditlimit in BO. Bei deaktivierter Checkbox aktualisiert BO das verbrauchte Kreditlimit im Tagesabschluss (Default). |
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Ist die Einstellung aktiv, so führt BO bei der Übernahme einer Stückliste in den Produktionsauftrag keine automatische Vorkalkulation durch. Diese muss nun manuell angestoßen werden. |
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Durch Anklicken der Checkbox aktivieren Sie eine erweiterte Funktionsweise des integrierten Berichtsgenerators SuperReport Pro, welche Schleifen, If-Abfragen und Fallunterscheidungen unterstützt. |
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Eine Beschreibung des kostenpflichtigen Zusatzmoduls SuperReport Pro Extended lesen Sie innerhalb der Dokumentation zum SuperReport Pro im 7. Handbuch-Kapitel "Business OPEN Dokumente". Die in BO v20 integrierte SuperReport Pro-Version 4.6 kann die 4D Programmiersprache in vollem Umfang umsetzen, weshalb die zusätzliche Aktivierung einer erweiterten SRP-Funktionsweise nicht mehr erforderlich ist (Schalter gedimmt). |
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Die Einstellung verhindert die Aktualisierung des Währungskurses bei der Umwandlung von Vorgängen. |
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Ist die erweiterte Seriennummernanzeige angeschaltet, vergrößert sich das Ausgabelayout der Seriennummerndatei um eine vierte Zeile pro Datensatz durch die Anzeige von MandArtikelNr_Voll, ProdAuftragNr, Füllungsdatum, Füllgewicht und Verwendung. |
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Das Einschalten der Checkbox aktiviert die fremsprachige Benutzeroberfläche in BO. Voraussetzung: Alle Dateinamen, Feldbeschriftungen, Meldungstexte etc. müssen in der gewünschten Sprache definiert sein! Eine entsprechende Zuweisung erfolgt mithilfe des Zusatzmoduls Business OPEN Fremdspracheneditor . |
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Ist die Checkbox angehakt, prüft BO bei der Buchung von Seriennummern oder Chargen im Rahmen der Rückmeldung via Joberfassung die Korrektheit der Buchung. |
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Durch Anklicken der Checkbox schalten Sie das Zusatzmodul Business OPEN Projektverwaltung frei. |
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Wird der Schalter gesetzt, entlädt BO bei einer Suche in der Artikeldatei nochmals ausdrücklich die gefundenen Datensätze einer vorausgegangenen Suche. |
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Ist die Checkbox angehakt, wird das Feld EAN-Nummer im Artikel in die Artikelsuche im Rahmen des Artikel-Auswahldialogs einbezogen. Folgende Regel tritt nun bei einer Suche nach Artikelnummer inkraft: Wird im Feld [Artikel]Artikelnummer keine Entsprechung für den eingegebenen Wert gefunden, durchsucht BO automatisch das Feld [Artikel]EAN. Möchten Sie nach einer EAN-Nummer suchen, ist diese vollständig in das Wertefeld des Artikel-Auswahldialogs einzugeben bzw. einzuscannen! |
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Wird die Checkbox Artikelsuche EAN erstmalig angehakt, prüft BO alle in der Artikeldatei vorhandenen EAN-Nummern auf korrekte Länge. Fehlerhafte EAN-Nummern werden im Rahmen eines Meldungsfensters aufgelistet: 
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Auf Wunsch kann neben PagePro, dem in BO v16 integrierten Formulargenerator gegen Gebühr auch SuperReport Pro in der Version 3.3 mit BO v16 weiterverwendet werden. In diesem Fall müssen Sie den Schalter SRP 3.4 im Mandanten aktivieren. Die (einmaligen) Kosten für SRP 3.4 bemessen sich nach Server und Anzahl der User. Näheres erfahren Sie auf Anfrage bei GUBUS Software |
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Ist zusätzlich die Checkbox SRP New API angehakt, nutzt BO intern die neue Befehlssprache von SRP 3.4. Dies schließt auch neue Features von SRP 3.4 mit ein. Wird die Checkbox nicht angehakt, funktioniert SRP 3.4. dennoch mit BO v16. In diesem Fall konvertiert 4D die alten SRP-Befehle. |
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Ab Business OPEN v20 kann nur noch der Formulargenerator SuperReport Pro (aktuelle Version 4.4) benutzt werden! Die beiden vorgenannten Optionen sind dann defaultmäßig angehakt und gedimmt. Sie können vom Anwender nicht ausgeschaltet werden. |
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Die Option betrifft den Druck von SuperReport Pro-Formularen : Stellt BO beim Druckvorgang ein Abweichen des Page Setups im Formular von den Seiteneinstellungen des aktuell ausgewählten Druckers fest, so bietet BO nicht nur den Papierformat-Dialog des Betriebssystem zwecks Nachjustierung an, sondern zusätzlich auch den Page Setup-Dialog von SuperReport Pro. Durch Bestätigung von Adjust im SRPro Adjust Report-Dialog wird die Druckseite dem ausgewählten Drucker angepasst. Die Objekte im Report werden bei Bedarf verschoben: 
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Die Aktivierung des Schalters ist Voraussetzung für die Nutzung der Print Settings für SuperReport Pro. Die Print Settings sind eine neue Funktionalität in Business OPEN v20. |
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Ist die Checkobx aktiviert, wird bei der globalen Materialentnahme im Produktionsauftrag die Produktionsmenge nicht automatisch gleich der Produktionssollmenge gesetzt. |
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