Gesprächspartner

Gesprächs-

partner/

Kommunikation

In dem in die Adresse integrierten Layout Gesprächspartner/Kommunikation können Sie Ihre zur Adresse gehörenden persönlichen Ansprechpartner sowie Kommunikationsleitungen verzeichnen.

Hinweis:

Bei dem Layout handelt es sich technisch gesehen um eine sogenannte 4D Listbox . Erläuterungen zu diesem Layout-Typ können Sie im 1. Handbuch-Kapitel "Business OPEN / Allgemeine Bedienung" nachlesen.

Ansicht

vergrößern

Ab der Version Business OPEN v13 sehen Sie links neben dem Gesprächspartner-Layout die grüne Beschriftung A+. Durch einen Klick darauf bewirken Sie eine Darstellung vorhandener Gesprächspartner-Daten in größerer Schrift. Mit jedem weiteren Klick wiederholt sich der Effekt:

Ansicht

verkleinern

+ alt

Wenn Sie hingegen bei gedrückter alt-Taste auf A+ klicken, verkleinert sich die Schrift (wieder).

Nach dem Klicken auf das grüne Pluszeichen neben der linken unteren Ecke des Gesprächspartner-Layouts erscheint ein mit dem Suchnamen der Adresse überschriebenes Eingabefenster zur Erfassung persönlicher Gesprächspartner:

GP Nachname

Vorname

Geben Sie in das Feld GPNachname den Namen des Ansprechpartners ein, das Feld rechts daneben ist für den Vornamen gedacht.

Titel

Position

Anrede

Briefanrede

Die Einträge in die Felder Titel, Position, Anrede und Briefanrede können Sie jeweils aus einer Auswahlliste übernehmen, die Sie durch Klicken in das Feld aufrufen. Hier beispielsweise die Auswahlliste für das Feld Position:

Durch Doppelklicken übernehmen Sie einen Eintrag aus der Liste. Durch Bestätigung des "Abbrechen"-Buttons schließen Sie die Auswahlliste. Sie haben dann die Möglichkeit, das Feld mit einem Eintrag zu beschriften, der in der Liste nicht vorkommt. Auswahllisten können vom Systemmanager Ihren Bedürfnissen angepasst werden.

Abteilung

Die für den Gesprächspartner zutreffende Abteilung der Firma können Sie in dem dafür vorgesehenen Feld hinterlegen.

GP-Kürzel

Sie haben die Möglichkeit, das Kürzel eines Ansprechpartners ("Ihr Zeichen") im Feld rechts neben "Anrede" zu verwalten.

Telefon

Fax

Telefon- und Faxnummer übernimmt Business OPEN automatisch aus der Adresse in den Gesprächspartner-Datensatz. Beide Nummern können dort aber mit persönlichen Durchwahlen überschrieben werden.

Hinweis:

Wenn Sie in einer Adresse die Haupttelefonnummer ändern, müssen Sie die Einträge bei vorhandenen Gesprächspartnern anpassen. Business OPEN fordert durch eine entsprechende Warnmeldung dazu auf.

Mobil

Im Feld rechts neben der Telefonnummer können Sie die Mobilfunknummer des Gesprächspartners eintragen. Diese wird auch im Gesprächspartner-Layout der Adresse angezeigt.

Email

Verfügt Ihr Gesprächspartner über eine persönliche Email-Adresse, können Sie diese in das gleichnamige Feld des Layouts eintragen.

Anschrift

Durch Klicken auf den nach links gerichteten Pfeil setzen Sie die Anschrift Ihres Gesprächspartners zusammen, welche Sie für verschiedene Dokumente verwenden können.

Branche

Seit der Version Business OPEN 2006 finden Sie das Feld Branche auch in der Gesprächspartnerdatei. Durch Klicken in das Feld öffnen Sie die Auswahlliste Branche, aus der Sie einen Eintrag übernehmen können.

Notizen

Das Textfeld Notizen bietet Platz für Anmerkungen zu Ihrem Ansprechpartner.

Hinweis:

Möchten Sie Gesprächspartner-Notizen aus der Adresse einsehen, ohne eigens den Gesprächspartner-Datensatz öffnen zu müssen, empfiehlt es sich, Notizen an Gesprächspartner über das Menü Andere Bereiche in der Adresse anzulegen.

Nach dem Speichern des Gesprächspartnerdatensatzes werden Ihre Einträge in der eingebundenen Listbox Gesprächspartner/Kommunikation auf Seite 1 der Adresse angezeigt:

Anzahl

Hinweis:

Die Ziffer links neben dem Layout gibt darüber Auskunft, wieviele Einträge für Gesprächspartner/Kommunikation erfasst wurden.

Technik

Kaufmann

Durch Anklicken der gleichnamigen Checkboxen können Sie eine Person als Techniker oder Kaufmann definieren. Die Unterscheidung ist z.B. für das Modul Business OPEN Kontaktbericht von Belang.

Newsletter

Durch Aktivieren der Checkbox Newsletter kennzeichnen Sie den Gesprächspartner als Empfänger von Newslettern oder anderen Serienmails .

im Web

customers_group_id

Das Flag im Web sowie das Feld customers_group_id (rechts neben Newsletter) sind im Rahmen der Business OPEN osCommerce-Schnittstelle von Bedeutung.

Schlagwort

Durch Klicken auf das grüne Plus links neben dem eingebundenen Layout in der rechten unteren Bildschirmecke können Sie einem Gesprächspartner Schlagwörter hinzufügen.

Grundsätzliches zur Arbeit mit Schlagwörtern in BO können Sie weiter hinten in diesem Handbuch-Kapitel lesen.

vCard-Export aus Gesprächspartner-datensatz

BO verfügt über eine Funktion zum Export elektronischer Visitenkarten . In der Version Business OPEN 2006 wurde der vCard-Export auch in die Dateien "Gesprächspartner" und "Kommunikation" integriert.

Durch Klicken auf den links abgebildeten Bild-Button kann der Export direkt im Eingabelayout bestehender Datensätze obengenannter Dateien ausgelöst werden.

2. Seite

Gesprächspartner

Der Gesprächspartner-Datensatz verfügt seit der Version Business OPEN 2006 über eine zweite Bildschirmseite. Diese ist im Zusammenhang mit dem Zusatzmodul Business OPEN Kontaktbericht von Bedeutung.

Durch Klicken auf die Ziffer 2 in der rechten unteren Maskenecke können Sie die Seite 2 ansteuern.

kein Email

kein Telefon

kein Fax

keine Post

So können Sie z.B. durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox eine Ansprache der Kontaktperson via Email, Telefon, Fax oder über den Postweg ausschließen.

Presseverteiler

Durch Markieren des Flags Presseverteiler nehmen Sie den Gesprächspartner grundsätzlich in Ihren Verteiler auf.

Aber Achtung:

Alle oben genannten Einstellungen sind vom Anwender bzw. Administrator selbst durch Suchen oder Verknüpfungen auszuwerten. Eine spezifische BO-Funktionalität ist nicht hinterlegt.

UPS Standard-empfänger

Die Benennung des UPS Standardempfängers einer Adresse ist im Rahmen des Zusatzmoduls Business OPEN UPS-/Easylog-Exportschnittstelle erforderlich:

freie alphanumerischen Felder

Des Weiteren finden Sie auf Seite 2 des Gesprächspartner-Datensatzes drei alphanumerische Freifelder (max. 30 Zeichen), welche zur individuellen Beschriftung und Auswertung zur Verfügung stehen.

Branche

Das Feld Branche von Seite 1 des Gesprächspartner-Datensatzes wird auf Seite 2 nochmals eingeblendet.

Kommunikationsleitung

+alt

Möchten Sie für die Adresse oder einen ihrer Ansprechpartner eine zusätzliche Kommunikationsleitung in die Gesprächspartner-Liste aufnehmen, halten Sie beim Klicken auf das Pluszeichen neben dem Layout die alt-Taste gedrückt.

Sie erzeugen dadurch einen neuen Datensatz im Gesprächspartner-Listing, den Sie durch Doppelklicken öffnen können.

Es erscheint ein Layout, in das Sie Ihre Kommunikationsdaten eingeben können. Voreingestellt ist die Kommunikationsart "Telefon", als Inhalt ist die auf Seite 1 der Adresse bereits erfasste Telefonnummer übernommen.

Sie können die Vorgaben der genannten Felder überschreiben und so für eine Adresse beispielsweise eine zusätzliche ISDN-Leitung zur Datenübertragung erfassen:

Gesprächspartner löschen

Sie können einen Gesprächspartner aus dem Layout löschen, indem Sie die betreffende Zeile markieren und anschließend auf den Papierkorb links neben dem Layout klicken oder indem Sie die Zeile via Drag & Drop auf den Papierkorb "ziehen".

Gesprächspartner anlegen via

Drag & Drop

einer vCard

Seit der Version Business OPEN v11 ist es möglich, einen neuen Gesprächspartner mittels Drag & Drop einer vCard (elektronischer Visitenkarte) einer Adresse zuzuweisen.

Wenn Sie eine auf Ihrem Desktop abgelegte vCard in das Gesprächspartner-Layout einer geöffneten Adresse "ziehen", legt BO aus den Daten der vCard einen neuen Gesprächspartner an.

Führen Sie die Aktion in einem neu eröffneten Adressdatensatz aus, erzeugt BO aus den Daten der vCard sowohl eine neue Adresse als auch einen neuen Gesprächspartner:

Verzweigen

in GP-Datei

Durch Klicken auf die blaue Feldbeschriftung Gesprächspartner/Kommunikation öffnen Sie die Gesprächpartnerdatei selbst.

Die zur Adresse vorhandenen Datensätze werden im Ausgabelayout angezeigt: