7.1. Allgemeines

Datei "Document"

Alle Dokumente, seien es Briefe, 4D Berichte, SuperReport Pro-Formulare oder Etikettenvorlagen, werden in Business OPEN in einer eigenen Datei namens Document verwaltet.

Arbeiten Sie mit weiteren 4D-Modulen wie 4D View, 4D Chart oder 4D Draw, werden in der Dokumenten-Datei auch die erstellten Tabellen, Grafiken und Zeichnungen abgelegt.

Weiterhin finden sich in der Datei Document auch die in Vorgängen erzeugten Textbausteine, in die Datenbank eingebundene Bilder, Vorlagen für den Schnell-Export über die Zwischenablage sowie externe Dokumente.

Hinweis:

DieDatei "Document" dient der internen Verwaltung von Dokumenten aller Art. Sie sollte jedoch dem Endanwender nicht zugänglich sein.

Jedes Dokument (d.h. jeder Datensatz der Datei "Document") wird mit folgenden Angaben verwaltet, die Sie bereits im zweizeiligen Ausgabelayout ablesen können:

DocDate	Zu jedem Dokument wird das Datum seiner Erstellung hinterlegt.
UserKz	Das Benutzerkennzeichen gibt an, von welchem Anwender das Dokument ertstellt wurde.
DocumentName	Der Dokumentenname sollte zwecks leichter Identifizierbarkeit möglichst eindeutig bzw. sprechend vergeben werden (gilt besonders für Briefe).
DocumentNo	Jedes Dokument erhält vom System automatisch eine fortlaufende interne Datensatznummer.

Größe extern

Größe intern

Zur Information des Administrators zeigt BO am rechten Seitenrand die externe und interne Größe eines Dokuments in KiloByte an.

Hinweis:

Die interne Größe wird nur bei externen Dokumenten u. Bildern gefüllt. Haben Sie sich beim Einbinden hier jeweils für das Ablegen des kompletten Dokuments in der Datenbank entschieden, gibt BO zusätzlich auch die interne Größe des Dokuments an.

DocType

Business OPEN kennt verschiedene Typen von Dokumenten. Diese werden intern mit bestimmten Ziffern gekennzeichnet, welche auch im Ausgabelayout der Dokumentendatei angezeigt werden (s. Abb. o.).

Hinweis:

Sollten Sie nach Dokument-Typ suchen wollen, geben Sie in der Schnellsuche oder im Sucheditor die betreffende Kennziffer ein.

Kennziffer	Dokument-Typ
1	Textverarbeitung 4D Write Pro
2	Tabellenkalkulation 4D View
3	Zeichnung 4D Draw
4	Grafik 4D Chart
5	Formulare SuperReport (alt)
6	Textbausteine, Etiketten
7	Bericht 4D Report
8	Formulare SuperReport Pro
10	Bildverwaltung, nur Pfad
11	Bildverwaltung, Pfad und Thumbnail
12	Bildverwaltung, Pfad und Bild
13	Bildverwaltung, Pfad, Thumbnail und Bild
14	Bildverwaltung nur 4D-Pict als Thumbnail
20	benutzerspezifische Suchhistorie pro Datei
21	benutzerspezifische Standardbereiche (letzte Favoriten)
22	ClipVorlagen: kennzeichnen gespeicherte Definitionen für den Schnell-Export über die Zwischenablage .
30	Externe Dokumente

Dateinummer

Zu jedem Dokument werden Referenzen mitgeführt. BO vermerkt zum einen die Datei, für die das Dokument erstellt wurde.

Hinweis:

Beim Suchen nach einer Datei ist die Dateinummer einzugeben. Eine Liste aller Dateinummern finden Sie im Anhang des Business OPEN-Handbuchs.

Textverarbeitungsdokumente, die sich auf einen bestimmten Datensatz einer Datei beziehen, werden differenzierter referenziert:

DocReference

DocSearch

In das Feld DocReference wird bei Briefen an eine Adresse die Mandantadressnummer des betreffenden Adress-Datensatzes eingetragen, in das Feld DocSearch der zugehörige Suchname.

Hinweis:

Haben Sie aus einer Adresse einen Brief an einen Gesprächspartner geschrieben, können Sie diesen in der Datei "Document" anhand des GPCodes (= Datensatznummer des Ansprechpartners in der Datei "Gesprächspartner" selektieren).

DocCategory

Textverarbeitungsdokumente können zusätzlich einer bestimmten Kategorie zugeordnet sein (siehe den noch folgenden Abschnitt über die Erstellung von Briefdokumenten).

Hinweis:

DocCategory ist eine Auswahlliste , die vom Systemmanager mit individuellen Einträgen konfiguriert werden kann.