Kreuztabellen

Die Fähigkeit, zweidimensionale Kreuztabellen zu erstellen, war die interessanteste neue Eigenschaft im 4D Report 2003. Hierbei kann der Anwender Datensätze nach zwei Kategorien gruppieren und für die Schnittmenge sich kreuzender Kategorien bestimmte Berechnungen ausführen. Kreuztabellen gibt es auch im 4D Report v18.

Berichtsart

Kreuztabellen

Nach Aufruf des Schnellberichts wählen Sie über das Icon Neu auf dem Toolbar die Berichtsart Kreuz-Tabelle.

Der Schnellbericht-Editor ändert daraufhin sein Aussehen:

Der Editierbereich zeigt das Grundgerüst einer Kreuztabelle, bestehend aus drei Spalten und drei Zeilen.

Kategorie

x-Achse

y-Achse

Feld oder Formel

Anders als im Listenmodus können Sie bei der Berichtsart Kreuztabelle keine weiteren Spalten editieren. Sie weisen lediglich der x-Achse (Spalten) und der y-Achse (Zeilen) der Kreuztabelle die gewünschte Auswertungskategorie zu. Das kann ein Feld aus der Datenbank oder auch eine Formel sein.

Berechnungsgrundlage

Berechnung

Format

Anschließend legen Sie in der Mittelzelle (dem Kreuzungspunkt der beiden Achsen) die Berechnungsgrundlage, die gewünsch-te Berechnungsart sowie das Ausgabeformat für die Werte der einzelnen Zellen fest. Bei der Berechnungsgrundlage kann es sich ebenfalls um ein Datenfeld oder um eine Formel handeln:

Beispiel

Kreuztabelle

Die Auswertung des erzielten Umsatzes aller Warengruppen mit bestimmten Kunden soll im Folgenden als Beispiel für die Erstellung einer Kreuztabelle mithilfe des 4D-Reports dienen. Als Datenbasis öffnen Sie bitte die Datei "Statistikpositionen"

Wahl der

Achsenkriterien

Es gibt im 4D Bericht v18 mehrere Möglichkeiten, um die Kriterien der x-Achse und der y-Achse festzulegen.

über die Feldliste

Öffnen Sie die Feldliste der aktuellen Datei, indem Sie auf das Icon Felder klicken. Durch Doppelklick auf ein Feld in der Liste wählen Sie es als Achsenkriterium aus und zwar in folgender Reihenfolge: Spalte (x-Achse), Zeile (y-Achse), Zelle.

Hinweis:

Sie können auch in der Berichtsart Kreuztabelle ein Feld aus einer verknüpften Datei als Achsenmerkmal wählen oder ein Feld aus einer beliebigen BO-Datei, zu der Sie eine Verknüpfung selbst herstellen.

Optionen-Menü

Alternativ können Sie das Optionen-Menü über der Feldliste zu Hilfe nehmen, um ein markiertes Feld als Datenquelle für Spalten, Zeilen oder Zellen zu verwenden:

via Formel-Editor

Am einfachsten ist es jedoch, wenn Sie direkt im Berichtslayout auf den Spalten- oder Zeilentitel doppelklicken und im erscheinenden Formel-Editor das gewünschte Feld als Kriterium auswählen.

x-Achse

Warengruppen

Auf der x-Achse unserer Tabelle sollen die Warengruppen in horizontaler Abfolge aufgeführt werden.

Die Definition des Kriteriums der x-Achse erfolgt in der mit <Spalten> beschrifteten Zelle der ersten Zeile.

Aus der Datei "StatistikPos" benötigen wir hierfür das Feld WarengruppeCode:

y-Achse

Kunden

Auf der y-Achse sollen die einzelnen Kunden in vertikaler Reihenfolge erscheinen.

Die Definition des Kriteriums der y-Achse erfolgt in der mit <Zeilen> beschrifteten Zelle der linken Spalte.

Das Feld der Datei "StatistikPos", welches auf die Kundenadresse verweist, ist die MandAdresseNr:

Eigenschaften-Dialog

Ebenso wie im Listenbericht haben auch in der Kreuztabelle Spalte, Zeile und Zelle einen jeweils spezifischen Eigenschaften - Dialog, welcher über das Dreieck in der Zelle aufgerufen werden kann. Dort können Sie u.a. eine Sortierung definieren.

Sortierfolge

x-Achse

Legen Sie nun für die Spalte (x-Achse) die Sortierfolge "Von links nach rechts" fest:

Sortierfolge

y-Achse

Für die Zeile (y-Achse) definieren Sie die Sortierfolge "Von oben nach unten":

Berechnungsgrundlage

In der Mittelzelle der Tabelle, auf der Kreuzung von x- und y-Achse müssen Sie nun die Datengrundlage bestimmen, auf der Berechnungen vorgenommen werden sollen.

In unserem Fall soll für die Kombination Kunde/Warengruppe der Umsatz auf Basis des Gesamtpreises der Statistikpositionen errechnet werden.

Doppelklicken Sie auf die mit <Zellen> beschriftete Zelle der Kreuztabelle und wählen Sie im Formeleditor das Feld [StatistikPos]Gesamtpreis aus der Feldliste aus:

Berechnungsart

Ist die Berechnungsgrundlage definiert, müssen Sie noch die Berechnungsart festlegen. Rufen Sie den Eigenschaften-Dialog der Zelle [StatistikPos]Gesamtpreis auf. Dort finden Sie die Icons der möglichen Berechnungen im 4D Bericht:

Summe

Wählen Sie in unserem Fall die Summenberechnung aus. Die mittlere Zelle der Kreuztabelle zeigt daraufhin neben der Berechnungsgrundlage auch die Berechnungsart an:

Hinweis:

Sie können auf Wunsch mehrere Berechnungsarten für die Mittelzelle auswählen.

Die Summenfunktion (ggf. auch andere Berechnungen) ist auch in folgenden Zellen aktivierbar:

Zwischensumme x-Achse

Die mittlere Zelle der untersten Zeile berechnet die Zwischensumme für jede Spalte der x-Achse.

Zwischensumme y-Achse

Die mittlere Zelle der rechten Spalte ermittelt die Zwischensumme für jede Reihe der y-Achse.

Gesamtsumme

In der rechten unteren Eckzelle der Kreuztabelle wird die Gesamtsumme für alle Kriterien errechnet.

Zwischen- und

Gesamtsumme

aktivieren

Aktivieren Sie zusätzlich die Summenfunktion in den oben genannten Zellen.

Tipp:

Rufen Sie den Eigenschaften-Dialog für die freie Zelle in der rechten unteren Ecke der Kreuztabelle auf. Wenn Sie dort die Summenfunktion aktivieren, wird diese in allen Zellen eingerichtet, in denen eine Summenbildung möglich ist.

Ausgabeformat

Die Mittelzelle formatieren Sie für die Ausgabe am besten über deren Eigenschaften-Dialog. Wählen Sie dort aus dem Format-Popup ein Zahlenformat mit Dezimaltrennzeichen, zwei Nachkommastellen sowie einem Gruppierungszeichen für Tausender:

Hinweise:

Auch wenn das Format im Popup einen Punkt als Dezimaltrenner und das Komma als Tausendertrenner ausweist, so übernimmt 4D das in den Ländereinstellungen des Betriebssystems hinterlegte Zahlenformat. Ebenso ist das Format dynamisch, d.h. nicht auf sechsstellige Zahlen beschränkt.

Das zugewiesene Zahlenformat wird auch für alle Zwischensummen und die Gesamtsumme übernommen.

Spalten

Von den spezifischen Spalten-Optionen des 4D-Reports ist im Kreuztabellen-Modus ausschließlich die wahlweise Automatische Breite aktiv und sinnvoll.

Zellen

Dagegen können Sie einzelne oder mehrere markierte Zellen einer Kreuztabelle hinsichtlich der Textmerkmale, der Ausrichtung und des Ausgabeformats sowie bezüglich der Farbe formatieren wie für den Listen-Modus beschrieben.

• Richten Sie die mittlere und die rechte Spalte der Kreuztabelle, welche in der Ausgabe numerische Werte beinhalten, rechtsbündig aus.

• Geben Sie in die rechte obere und in die linke untere Eckzelle jeweils eine Beschriftung für die Zwischensummen der Reihen und Spalten ein.

Die Kreuztabelle sieht im Druck nun folgendermaßen aus:

Hinweise:

• Gibt es für die Kreuzung zweier Kriterien keine Datensätze in der Report-Tabelle, bleibt die entsprechende Stelle der Kreuztabelle im Druck leer.

• Das ausgewählte Zahlenformat schneidet den realen Wert im Feld [StatistikPos]-Gesamtpreis nach der zweiten Nachkommastelle ab. Gleiches gilt für die Zwischen- und Gesamtsumme.

Dem Betrachter mag es aus diesem Grund scheinen, die einzelnen Werte seien nicht zu korrekten Summen addiert, obwohl 4D im Hintergrund mit allen Nachkommastellen richtig rechnet.

Um diesen Sachverhalt optisch zu glätten, empfiehlt es sich, die Summe des Feldes [StatistikPos]Gesamtpreis auf zwei Nachkommastellen zu runden. Hierzu müssen Sie die Mittelzelle nachbearbeiten.

Zellen bearbeiten

Sie können die Mittelzelle der Kreuztabelle oder die Kriterienzellen der x- und der y-Achse nachträglich bearbeiten.

Wenn Sie auf der Zelle doppelklicken, öffnet sich der Formel-Editor mit dem aktuellen Zelleninhalt, in unserem Beispiel dem Datenbankfeld [StatistikPos]Gesamtpreis. Alternativ wählen Sie aus dem zellenspezifischen Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste) den Eintrag Formel ändern:

Wert runden

Wenden Sie auf das numerische Feld [StatistikPos]Gesamtpreis folgende Formel an:

Round([StatistikPos]Gesamtpreis;2)

Der Rundungsbefehl von 4D rundet einen numerischen Wert auf die in Klammern angegebene Zahl von Nachkommastellen:

Formel in

Mittelzelle

Quittieren Sie den Formel-Editor mit OK. Sie werden nun bemerken, dass die Mittelzelle der Kreuztabelle statt eines einfachen Datenbankfeldes nun eine Formel aufweist:

Kriterium

bearbeiten

Möchten Sie die Kriterien der x- und der y-Achse bearbeiten, können Sie dies ebenfalls auf die oben beschriebene Weise über den Formel-Editor erledigen.

Kriterium ersetzen

Möchten Sie ein Kriterium durch ein anderes ersetzen, geschieht dies ebenfalls am besten im Formel-Editor.

Kriterium löschen

Ein bestehendes Kriterium lässt sich im Formel-Editor auch komplett löschen, jedoch ist damit Ihre ganze Kreuztabelle hinfällig. Eine Kreuztabelle ist nur dann sinnvoll, wenn sowohl die x-Achse als auch die y-Achse über ein Kriterium definiert sind.

Kriterien aus

verknüpften

Tabellen

Angenommen, Sie möchten statt des Warengruppencodes auf der x-Achse lieber den Namen der Warengruppe im Klartext lesen und anstelle der MandAdressNr auf der y-Achse den Suchnamen der Adresse sehen.

Verknüpfungen vorhanden?

Der Suchname steht im Adressdatensatz, den Namen der Warengruppe finden Sie im Stammdatensatz der gleichnamigen Datei. Prüfen Sie, ob aus der Datei "StatistikPos" automatische Verknüpfungen zu den genannten Dateien bestehen.

Verknüpfungen

aktivieren

Öffnen Sie in der Zelle der x-Achse durch Doppelklicken den Formeleditor und stellen Stellen Sie das Popup über der Feldliste von Haupttabelle auf Verknüpfte Tabellen um.

Die Feldliste zeigt nun vorhandene Links auf Dateien an:

• Über das Feld MandAdressNr besteht eine Verknüpfung zur Datei "Adresse".

• das Feld MandArtikelNr verbindet mit der Artikeldatei. Über den Link zum Artikel besteht sogar eine weitere Verknüpfung zu den Dateien "ArtZusatz" und "Warengruppe":

Feld aus

verknüpfter Datei als Kriterium

wählen

Klicken Sie auf Warengruppe und wählen Sie in der erscheinenden Feldliste der Datei "Warengruppe" das Feld WarengruppeName durch Doppelklick aus. Hiermit ist das Kriterium der x-Achse Ihrer Kreuztabelle neu definiert:

Öffnen Sie in gleicher Weise den Formel-Editor für die Zelle der y-Achse und stellen Sie das Popup über der Feldliste von Haupttabelle auf Verknüpfte Tabellen um. Klappen Sie die Feldliste der Adresse auf und wählen Sie das Feld Suchname als neues Kriterium der y-Achse aus:

Im Ausdruck zeigt nun unsere Kreuztabelle Warengruppen und Kunden im Klartext:

Drucken

Kreuztabelle

Beachten Sie:

Beim Drucken einer mit dem 4D-Report erstellten Kreuztabelle ist ein horizontaler Seitenumbruch nicht möglich.

Überschreitet die Anzahl Ihrer Kriterien auf der x-Achse die Breite einer DIN A4-Seite, wird die Druckausgabe horizontal abgeschnitten. Bei vielen Kriterien empfiehlt es sich also, ein Querformat zu wählen.

Ist auch ein Querformat nicht ausreichend, können Sie als Ausgabeziel Ihrer Kreuztabelle auch Datei oder HTML wählen.