Briefe an Gesprächspartner

Sie können in Business OPEN innerhalb eines geöffneten Adressdatensatzes auch Briefe an zugehörige Gesprächspartner verfassen.

Der einfachste Weg einen personalisierten Brief zu schreiben, ist folgender:

• Rufen Sie aus der Adresse die Textverarbeitung auf.

• Wählen Sie eine der zur Adresse vorhandenen Vorlagen aus.

• Nachdem die Vorlage mit den Daten aus dem Adressdatensatz gefüllt wurde, markieren Sie die allgemeine Briefanrede zum Überschreiben.

Gespr.-Partn.

Klicken Sie auf die BO-Textverarbeitungsfunktion Gespr.-Partn. Es erscheint ein Dialogfenster, das die zur Adresse verzeichneten Gesprächspartner auflistet:

Wählen Sie den gewünschten Namen aus. Die ehemals allgemeine Briefanrede wird nun durch die korrekte Briefanrede für den ausgewählten Gesprächspartner ersetzt:

Gesprächspartner in Anschrift

einfügen

Passen Sie den Briefkopf der veränderten Briefanrede an, indem Sie den Ansprechpartner in die Anschrift einfügen. Die durch die Prozedur äAdressLabel zusammengesetzte Anschrift bildet innerhalb des Briefes ein einziges Objekt in das Sie keine Zeilen einfügen können.

4D Ausdruck

Aktionen:

Einfrieren

Markieren Sie daher die Anschrift und klicken Sie auf das links abgebildete Symbol des 4D Write Pro-Widgets, um zur Bearbeitungsstelle für einen 4D Ausdruck zu gelangen.

Aktivieren Sie unter Aktionen zunächst die Checkbox Nur Auswahl und Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einfrieren

Anschrift -->

fester Text

Das Anschriftobjekt wird daraufhin in normalen Text umgewandelt, in den Sie problemlos eine Zeile für den Gesprächspartner einfügen können (s.u.):

Briefvorlage für GesPa erstellen

Sie können jedoch auch eigene Briefvorlagen für Gesprächspartner für die Datei "Adresse" erstellen und benutzen. Gehen Sie dabei prinzipiell vor wie weiter oben für die Adresse beschrieben.

Beachten Sie jedoch:

Anschrift

An die Stelle der Prozedur äAdressLabel, die die Anschrift für eine Adresse erstellte, setzen Sie durch Einfügen eines Ausdrucks die Prozedur äGesprächLabel (Lesen Sie noch einmal im Abschnitt Einfügen eines 4D-Ausdrucks wie Sie eine Prozedur in die Vorlage einfügen können.)

Die Prozedur äGesprächLabel erzeugt aus der Hauptadresse plus Position, Anrede und Namen des Ansprechpartners eine korrekte Anschrift.

Hinweis:

Alternativ können Sie in Briefvorlagen auch auf das Feld Anschrift im Gesprächspartnerdatensatz zugreifen. Dieses sollte dann jedoch immer gefüllt sein!

Briefanrede

Die Briefanrede für den Gesprächspartner lässt sich durch Einfügen der Felder Briefanrede und Nachname aus dem Ge-sprächspartnerdatensatz zusammensetzen (vgl. Sie hierzu noch einmal den Abschnitt Einfügen eines Datenbankfeldes ):

Wie bereits erwähnt zeigt das "Andere Bereiche"-Layout der "aufgeklappten" Adresse neben den Briefen an die Adresse auch die vorhandenen Briefe an Gesprächspartner der Adresse an:

• Möchten Sie einen neuen Brief an einen Gesprächspartner erstellen, markieren Sie im Gesprächspartner-Layout der Adresse denjenigen Ansprechpartner, den Sie anschreiben wollen.

• " Ziehen " Sie den Datensatz anschließend mit der Maus in das Andere Bereiche-Layout, wo zu diesem Zeitpunkt die bereits vorhandenen Briefe gelistet werden.

Falls Sie den Weg über den Bildbutton "Brief" nehmen möchten, um einen Gesprächspartner anzuschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den gewünschten Namen im Gesprächspartner-Layout.

• "Ziehen" Sie den markierten Gesprächspartner-Datensatz auf das Briefe-Symbol rechts oben, halten Sie jedoch dabei die Apfel - bzw. Strg -Taste gedrückt (um einen neuen Brief zu erstellen).

Vorlage wählen

Wenn Sie den markierten Gesprächspartner in das Andere Bereiche-Layout oder auf den Bildbutton Brief "gezogen" haben, erscheint, sobald Sie die Maustaste loslassen, wiederum das Auswahlfenster für Vorlagen in der "Adresse":

Wählen Sie nun die Briefvorlage GesPa für Gesprächspartner aus.

Sie können einen Brief an einen Gesprächspartner formulieren, drucken und speichern wie im Abschnitt über Briefe an Adressen beschrieben.

Briefe aus der Datei Gesprächspartner

Haben Sie eine personalisierte Briefvorlage für die Gesprächspartnerdatei selbst gespeichert, können Sie Ihre Ansprechpartner auch direkt aus einem geöffneten Datensatz der Gesprächspartnerdatei anschreiben.

In der rechten oberen Ecke des Eingabelayouts finden Sie dort ebenfalls die aus der Adresse bekannten Bildbuttons für Briefe, Wiedervorlagen und Notizen.

Neuer Brief

Um einen neuen Brief zu erstellen, klicken Sie auf den Bildbutton Brief, halten dabei aber die Apfel - bzw. Strg -Taste gedrückt.

Es erscheint wiederum der Auswahldialog vorhandener Vorlagen, in dem Sie nun eine Vorlage für Gesprächspartner auswählen können: