Schlagwort

Hinzufügen eines existierenden Schlagworts

Klicken Sie auf das Pluszeichen links neben dem eingebundenen Layout Schlagwort. Es erscheint ein Fenster mit einer Auflistung aller für die Datei "Adresse" angelegten und für diesen Datensatz noch nicht vergebenen Schlagwörter:

Wählen und übernehmen Sie ein Schlagwort aus der Liste durch Doppelklicken oder durch einfaches Anklicken und Bestätigen von Hinzufügen. Das Schlagwortfenster verlassen Sie durch Klicken auf den Button "Abbrechen".

SW hinzufügen auch Gesprächspartner

Sie können ein neues Schlagwort für der Adresse auch gleich an die zugehörigen Gesprächspartner vergeben, ohne die Gesprächspartnerdatensätze eigens öffnen zu müssen.

Die entsprechende Checkbox SW hinzufügen auch Gesprächsp. ist im Schlagwort-Dialog defaultmäßig "abgehakt".

SW angelegt

wer, wann, um

Wenn Sie auf ein Schlagwort im Layout doppelklicken, rufen Sie ein Meldungsfenster auf, das über Benutzer, Datum und Uhrzeit der Neuanlage des Schlagworts im System Aufschluss gibt:

Dieses Feature ist neu in Business OPEN v11. Es hilft z.B. dem Anwender, veraltete Schlagwörter im System herauszufinden und bei Bedarf zu löschen.

Die neue abrufbare Schlagwort-Meldung korrespondiert mit einer neuen Anzeige im geöffneten Schlagwort-Datensatz in der Datei "Keyword".

Datensätze in

KeywordRef

ältester

Am unteren Bildschirmrand blendet BO nun die Anzahl von Zuordnungen des Schlagworts in der dafür vorgesehenen Datei ein. Rechts daneben kann der Anwender das Datum der ältesten Zuordnung ablesen:

Schlagwort aus Adresse löschen

Möchten Sie einer Adresse ein Schlagwort entziehen, markieren Sie dieses im Schlagwort-Fenster und klicken Sie auf den Papierkorb oder "ziehen" Sie es auf den Papierkorb links neben dem Gesprächspartner-Layout.

Bestätigen Sie anschließend den Nachfragedialog:

Sie können Ihren Adressen auch ein völlig neues Schlagwort vergeben. Dies ist jedoch nur im Ausgabelayout der Adresse möglich.

Neues Schlagwort

an eine oder

mehrere Adressen

Verlassen Sie das Eingabelayout des Adressdatensatzes. Markieren Sie eine oder mehrere Adressen im Listenlayout.

Rufen Sie im Menü Dokumente die Option Schlagwort auf oder klicken Sie auf den Schlüssel -Button der Palette. Es erscheint der Schlagwort-Assistent mit einer Auflistung aller für die Datei "Adresse" bereits angelegten Schlagwörter:

Hinweis für Mehrmandantensysteme:

Schlagwörter werden grundsätzlich mandantenspezifisch in BO verwaltet. Wenn Sie den Schlagwort-Assistent auf eine der oben beschriebenen Weisen öffnen und dabei die alt-Taste gedrückt halten, werden die Schlagwörter aller Mandanten angezeigt und stehen zur Auswahl zur Verfügung. Dieses Feature ist neu in der Version Business OPEN v16.

Klicken Sie auf das grüne Plus unterhalb des Schlagwortlayouts, um der Liste ein neues Schlagwort hinzuzufügen.

In den nun folgenden beiden Dialogen werden Sie aufgefordert, ein neues Schlagwort einzugeben (maximal 20 alphanumerische Zeichen lang) und dieses evtl. näher zu beschreiben:

Nach Bestätigung der Dialoge mit "OK" wird das Schlagwort den markierten Adress-Datensätzen zugeordnet und gleichzeitig an die Liste der für Adressen verfügbaren Schlagwörter angefügt.

SW hinzufügen auch Gesprächsp.

Auch im Schlagwort-Assistenten ist die Option, ein neues Schlagwort gleichzeitig auch an die Gesprächspartner der ausgewählten Adressen zuzuweisen, defaultmäßig aktiviert.

Der Schlagwort-Assistent bietet weiterhin die Möglichkeit, mehreren markierten Adressen gleichzeitig ein bestehendes Schlagwort hinzuzufügen. Gehen Sie hierbei folgendermaßen vor:

Adress-Auswahl

existierendes SW zuweisen

• Markieren Sie die ausgewählten Datensätze.

• Rufen Sie durch Klicken auf den Schlüssel-Button der Palette den weiter oben beschriebenen Schlagwort-Assistenent auf.

• Markieren Sie das gewünschte Schlagwort durch Anklicken und "ziehen" Sie es auf das Pluszeichen unter der Auflistung:

Wenn Sie die Maustaste loslassen, weist BO das ausgewählte Schlagwort den zuvor markierten Adressen zu. Bei einer großen Auswahl von Datensätzen kann dies eine Weile in Anspruch nehmen!

BO kommentiert den erfolgreichen Abschluss der Aktion mit einer Bildschirmmeldung:

Schlagwortsuche

Markieren Sie im Schlagwort-Assistenten ein Schlagwort durch Anklicken und bestätigen Sie OK oder doppelklicken Sie einfach auf das gewünschte Schlagwort. Sie lösen jeweils eine Suche nach dem markierten Schlagwort aus.

Als Resultat wird am Bildschirm die Auswahl derjenigen Datensätze gezeigt, die mit dem gesuchten Schlagwort belegt sind.

Suche in Auswahl

Hinweis:

Die Schlagwortsuche kann auf das Durchsuchen einer bereits bestehenden Vorauswahl von Adressen beschränkt werden.

Klicken Sie hierzu die Checkbox Suche in Auswahl an, bevor Sie mit "OK" die Suche auslösen.

Lesen Sie im 1. Handbuch-Kapitel Allgemeine Bedienung die Beschreibung der verschiedenen Suchwerkzeuge von Business OPEN, darunter auch die Suche nach Schlagwörtern.

Sortierung

Suchergebnis

Für die Suche nach einem einzelnen Schlagwort kann eine Sortierung des Suchergebnisses festgelegt werden. Markieren Sie ein Schlagwort im Listing des Schlagwort-Assistenten. Klicken Sie anschließend auf das Pfeilesymbol unterhalb der Schlagwortliste und bestätigen Sie den Nachfragedialog:

Business OPEN weist jedoch zuvor in einem Folgedialog darauf hin, dass vorhandene Sortierdefinitionen in dem erscheinenden Sortiereditor mittels "Abbrechen" gelöscht werden können:

Sortiereditor

Nach Bestätigung von "OK" erscheint der Sortiereditor von BO, in dem Sie die gewünschte Sortierreihenfolge definieren können.

Wann immer Sie nun eine Suche nach dem Schlagwort durchführen, werden die gefundenen Datensätze gemäß Ihrer Definition sortiert, solange bis diese mit "Abbrechen" wieder gelöscht wird.

Möchten Sie nach mehr als einem Schlagwort suchen, markieren Sie die gewünschten Begriffe durch Anklicken in der Liste.

Klicken Sie anschließend auf den Button links neben der Beschriftung mehrere Schlagwörter. Sie lösen damit eine Suche nach Adressen aus, denen mindestens eines der gesuchten Schlagwörter zugewiesen wurde.

Schlagwort

löschen

Anwender mit Systemmanagerrechten dürfen innerhalb des Schlagwortdialogs Schlagwörter aus der Liste löschen.

Markieren Sie hierzu das betreffende Schlagwort und klicken Sie anschließend auf den Papierkorb oder "ziehen" Sie es einfach auf den Papierkorb in der linken unteren Ecke des Schlagwort-Assistenten.

Daraufhin wird sowohl das Schlagwort selbst aus der Liste bestehender Schlagwörter für die aktuelle Datei gelöscht, als auch seine Zuweisung an einzelne Datensätze der Datei.