Gutschrift

Belegart wählen

Wenn Sie eine Gutschrift manuell erzeugen möchten, sollten Sie den Rechnungsdatensatz gleich bei der Neuanlage als solche kennzeichnen, indem Sie aus dem Popup-Menü Belegart den Eintrag Gutschrift wählen.

Business OPEN weist Sie dann durch eine Meldung darauf hin, dass bei einer Gutschrift die Mengen in den Positionen negativ erfasst werden müssen:

Negativmenge in der Position

Wenn Sie das Positionenlayout wie gewohnt durch Klicken auf das Pluszeichen öffnen, sehen Sie sogleich, dass das negative Vorzeichen im Feld Menge voreingestellt ist. Nach Aufruf eines Artikels ergibt sich aufgrund der negativen Menge ein negativer Gesamtpreis der Position:

Rechnung -->

Gutschrift

Wenn Sie eine bereits erfasste Rechnung nachträglich mit der Belegart Gutschrift kennzeichnen, müssen Sie die bestehenden Positionen anpassen, also die Mengen mit einem negativen Vorzeichen versehen. Business OPEN weist Sie darauf hin:

Öffnen Sie die einzelnen Positionen und korrigieren Sie die Menge. Nach dem Speichern einer korrigierten Rechnungsposition berechnet Business OPEN den Gesamtpreis einer Position und die Endsumme der Gutschrift neu mit negativem Vorzeichen.

automatische

Versandkosten

Falls Sie in Ihren Verkaufsdateien das Hinzufügen automatischer Versandkosten aktiviert haben, sollten Sie dieses beim Erstellen einer Gutschrift unterdrücken. Wählen Sie hierzu aus dem

Popup-Menü "Versandbedingungen" auf Seite 1 des Rechnungsdatensatzes eine Bedingung, bei der keine Kosten für den Kunden entstehen.

Zahlungen

nachbearbeiten

Haben Sie eine bestehende Rechnung nachträglich als Gutschrift gekennzeichnet, sollten Sie auf der zweiten Seite des Rechnungsdatensatzes das Zahlungswesen nachbearbeiten, also einen etwaigen Zahlbetrag negativ setzen.

Zahlungsbedingung Gutschrift

Empfehlenswert in diesem Zusammenhang ist die Definition einer Zahlungsbedingung "Gutschrift", bei der die Rechnung automatisch als bezahlt gekennzeichnet wird. Zur Definition von Zahlungsbedingungen lesen Sie bitte den Abschnitt über Basisdaten im 2. Handbuch-Kapitel "Business OPEN konfigurieren".

Gutschrift mit Lagerbuchung

Nach dem Speichern einer Gutschrift nimmt BO Lagerrückbuchungen vor, wenn der Gutschrift kein Rücklieferschein vorausging. Die ursprünglich berechnete Menge eines Artikels wird der Menge des Gesamtbestands des Artikels und damit auch der Menge des verfügbaren Bestands wieder hinzuaddiert.

Falls es zur Gutschrift keinen Rücklieferschein gibt, müssen Sie bei seriennummerngeführten Artikeln in der Gutschrift Seriennummern wieder auf das Lager zurückbuchen. Gehen Sie hierbei vor wie für den Rücklieferschein weiter vorn in diesem Kapitel beschrieben.

Gutschrift ohne Lager

Sollen in einer Gutschrift keine Lagerbuchungen erfolgen, müssen Sie die Option ohne Lager im Rechnungskopf aktivieren, bevor Sie Positionen in der Gutschrift erfassen (vgl. die Beschrei-bung zu Direktrechnung ohne Lager ).

Wertgutschrift

Möchten Sie rein wertmäßige Gutschriften erstellen, benennen Sie diese wie einen freien Artikel im Feld Artikelname der Rechnungsposition. Beschriften Sie anschließend entweder das Feld Menge oder das Feld Einzelpreis der Position mit negativem Vorzeichen.