Business OPEN Mahnwesen

Ist in Ihrem Unternehmen keine eigene Finanzbuchhaltung im Einsatz, können Sie offene Rechnungen innerhalb der Warenwirtschaft mithilfe des in Business OPEN integrierten Mahnwesens bearbeiten. Die für das Mahnwesen relevanten Felder finden Sie auf der zweiten Seite des Rechnungsdatensatzes.

Mahnstufen

Im Feld Mahnstufe wird die aktuelle Mahnstufe angezeigt. Die aktuelle Mahnstufe kann mittels einer Funktion in Abhängigkeit der pro Stufe festgesetzten Mahntage (ab Fälligkeitsdatum) neu berechnet werden. Dies setzt voraus, dass Mahnstufen vom Systemmanager definiert wurden.

definieren

Mahnstufen können Sie unter der Option Mahnungen im Systemmanagerdialog bearbeiten. Lesen Sie hierzu die Dokumentation innerhalb des 2. Handbuch-Kapitels.

Mahngebühr

Mahnzins

Mahntext

Zu jeder Mahnstufe kann eine entsprechende Anzahl von Tagen (ab Fälligkeit), Mahngebühr und Mahnzins sowie ein Belegtext für Mahnformulare festgelegt werden:

Fremdsprachen

Sind auch fremdsprachige Mahnformulare im Einsatz, sollte die Mahnstufendefinition in jeder verwendeten Sprache im System erfolgen!

Mahnstufe

berechnen

Nachdem Sie die Mahnstufen definiert haben, markieren Sie in Ihrer Rechnungsdatei die offenen Rechnungen, deren Mahnstufe Sie berechnen wollen. Starten Sie dann die Funktion Mahnstufe berechnen . Informieren Sie sich bitte über die genaue Wirkungsweise der Funktion im 9. Handbuch-Kapitel.

Mahnstufe

Mahngebühr

Mahnzins

Die ermittelte Mahnstufe wird in dem gleichnamigen Feld auf Seite 2 des Rechnungsdatensatzes ausgewiesen, die zugehörige Mahngebühr bzw. der Mahnzins werden in die beiden Felder darunter eingetragen. Alle drei Felder können manuell überschrieben werden.

Letztes

Mahndatum

Das Datum des letzten Mahnlaufs können Sie im Feld LtzMahndatum ablesen:

Rechnung

in Klärung

Soll eine offene Rechnung (vorerst) von Mahnläufen ausgenommen werden, markieren Sie die Checkbox in Klärung. Eine Rechnung mit diesem Kennzeichen wird bei der Berechnung von (weiteren) Mahnstufen nicht berücksichtigt. Erneutes Anklicken der Checkbox hebt die Kennung wieder auf.

Mahnungen

drucken

Aus Ihren Rechnungsdatensätzen können Sie nun beispielsweise alle offenen Rechnungen mit Mahnstufe >0 selektieren, nach Kunden sortieren und entscheiden, welche Kunden Sie anmahnen wollen.

Auf Mahnungsformularen können die Texte, die Sie als Systemmanager für Mahnungen hinterlegt haben, zu den einzelnen Mahnstufen passend ausgedruckt werden. Business OPEN stellt eine Reihe von Standard-Mahnformularen zur Verfügung.

Druckkontrolle Mahnungen

Ist im Mandanten die Protokollfunktion für den Druck von Vorgangsbelegen aktiv, können Sie durch Klicken auf die blaue Feldbeschriftung LtzMahndatum die Protokolldatensätze für den Rechnungsdruck in der Datei "Gerätehistorie" aufrufen.

	Dort lässt sich bereits im Ausgabelayout ablesen, wann der letzte Mahnlauf stattgefunden hat und welcher Benutzer an welchem
	Datum und zu welcher Uhrzeit den aktuellen Rechnungsdatensatz gedruckt hat:

Formularname

Wird zusätzlich das Eingabelayout eines Protokolldatensatzes für den Druck geöffnet, gibt das Feld Typ darüber Auskunft, mit welchem Formular der Druck erfolgte:

Auswertungen

Zu Ihrer eigenen Information können Sie beispielsweise Rechnungen nach Kunden sortieren und Berichte erstellen, in denen Ihre offenen Posten pro Hauptdebitor und als Gesamtbetrag summiert werden.

Beispiel:

In obigem Beispiel wurden mithilfe des 4D-Berichts die offenen Rechnungen im System dokumentiert. Die Rechnungen sind nach Suchname und innerhalb eines Na-mens nach Fälligkeit und Rechnungsnummer sortiert. Pro Kunde werden Zwischensummen gebildet und schließlich die Gesamtsumme aller Außenstände ausgewiesen.

Hinweise:

Wenn Sie das BO-eigene Mahnwesen benutzen, sollte auf der vierten Seite des Mandanten-Datensatzes die Checkbox BOMahnwesen angeklickt sein. Diese Einstellung bewirkt, dass beim Tagesabschluss Rechnungen, die zwar bereits in die Statistik verbucht, aber noch offen sind, nicht gelöscht werden (siehe auch die Beschreibung der Systemmanager-Optionen Tagesabschluss und Löschen innerhalb des 2. Handbuch-Kapitels "Business OPEN konfigurieren").

Zur komfortablen Bearbeitung offener Rechnungen in Dialogform gibt es von Business OPEN ein Zusatzmodul Business OPEN Offene Posten-Verwaltung . In Gestalt eines Mahnungseditors lassen sich offene Rechnungen auf vielfältige Weise selektieren. Für einzelne oder mehrere Rechnungsdatensätze können Zahlungen erfasst bzw. der Druck von Mahnungen veranlasst werden.