Email-Versand aus BO

Email

In das Feld Email können Sie die zentrale Email-Anschrift der Adresse eintragen. Hinweis: Die Email-Adresse darf maximal 90 alphanumerische Zeichen lang sein.

Email-Versand

Emails können direkt aus einer geöffneten Adresse in Business OPEN mittels interner 4D-Befehle verschickt werden.

Hinweis:

Aber der Version BO v20 gibt es nur noch einen standardisierten Email-Versand aus dem System. Die in früheren BO-Versionen mögliche Konfiguration im Mandantendatensatz ist hinfällig.

Der Email-Versand aus BO wurde in BO v20 weitreichend überarbeitet . Entsprechende Neuerungen sind in der nachfolgenden Beschreibung mit Neu in BO v20 gekennzeichnet.

Durch Klicken auf das gelbe Briefsymbol neben der Feldbeschriftung "Email" auf Seite 1 der Adresse rufen Sie ein Dialogfenster auf, in dem Sie einen Nachrichtentext eingeben können.

Empfänger

Die elektronische Empfängeradresse wird automatisch aus dem Email-Feld der Adresse übernommen.

Emails

an mehrere

Adressen

Sie können weitere Email-Adressen, durch Komma ( Neu in BO v20, in früheren Versionen durch Semikolon) getrennt, anfügen.

Neu in BO v20:

Kopie

Blindkopie

Neu in BO v20 ist die Möglichkeit, Ihre Email an weitere Personen in Kopie und/oder Blindkopie zu versenden. Für beide Felder gilt ebenfalls die mögliche Aneinanderreichung weiterer Email-Adressen durch Komma:

Textbausteine

Durch Anklicken der blauen Buttons links neben dem Editierfeld der Email können Sie verschiedene Textbausteine für Anrede

Gesprächspartner

und Grußformel einsetzen oder das Hinzufügen von Gesprächspartnern bewirken.

Mithilfe des Textbaustein-Buttons können Sie editierten Text Ihrerseits zu einem Baustein machen bzw. vorhandene Textbausteine aufrufen.

Neu in BO v20:

Email-Text in Mehrfachstil

Ab der Version Business OPEN v20 ist es möglich, den Text der Email in Mehrfachstilen zu editieren, sprich Textart, -größe, -stil und -farbe individuell festzulegen. Wie Sie dabei genau vorgehen lesen sie bitte wie für Artikeltexte beschrieben unter obigem Link.

Weiterhin ist es nun auch möglich, externen formatierten Text unter Beibehaltung seiner Optik in die Email einzukopieren:

Neu in BO v20:

URL einfügen

Sie können in Ihre Email aus BO Hyperlinks integrieren. Diese Option ist neu in BO v20. Markieren Sie zunächst den Text Ihrer Email, den Sie mit einem Link hinterlegen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Url-Button links neben dem Mail-Text.

Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die URL, zu der Ihr Link überleiten soll, eintragen können:

Mit einem Link hinterlegter Text wird im Editierbereich der Mail blau dargestellt. Wenn Sie den Mauszeiger auf den Link führen, zeigt BO die dahinterliegende URL in einer Bildschirmhilfe an:

Neu in BO v20:

Rechtschreibprüfung

In BO v20 ist während des Editierens einer Email standardmäßig eine Rechtschreibprüfung aktiv:

Wird die Rechtschreibprüfung nicht gewünscht , kann sie der Anwender über ein kontextsensitives Popup-Menü (Klick mit rechter Maustaste in den Editierbereich) ausschalten:

Anhang

hinzufügen

Als Anhang an Ihre Mail können Dateien beliebigen Typs mitgesendet werden. Anklicken des Briefsymbols öffnet den mac- oder windowsspezifischen Dateiauswahl-Dialog, in dem Sie die gewünschte Datei ansteuern und öffnen können.

Der Name der Datei im Anhang wird in der Listbox Datei-Anhang unterhalb des Textfelds angezeigt.

Neu in BO v20:

Drag & Drop

Alternativ können Sie die gewünschte Anhangsdatei auch via Drag & Drop in die Listbox "ziehen":

Neu in BO v20:

multiple Anhänge

Sie können in BO v20 das Anhängen einer Datei über das Briefsymbol beliebig oft wiederholen, um mehrere Anhänge zu generieren. Ebenso können Sie via Drag & Drop einer Email beliebig viele Anhänge hinzufügen:

Hinweis:

Wenn Sie die Splitter -Linie über dem Anhang-Fenster nach oben verschieben, können Sie die Listbox vergrößern und einen besseren Überblick über alle angehängten Dateien gewinnen. Alternativ können Sie die Scrollbalken der Listbox bedienen oder einfach das Email-Dialogfenster größer ziehen.

Neu in BO v20:

Anhänge sortieren

Durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift der Anhang-Listbox lassen sich die Anhänge alphabetisch nach Dateiname sortieren. Alternativ kann der Anwender durch Verschieben eines Zeileneintrags in der Listbox die Anhänge in der von ihm gewünschten Abfolge anordnen.

Die Anhänge werden in jedem Fall in der vorhandenen Reihenfolge versendet.

Anhang ansehen

Bei einem Doppelklick auf einen Zeileneintrag können Sie das angehängte Dokument vor dem Email-Versand nochmals einsehen.

Anhang löschen

Möchten Sie eine Anhangsdatei wieder löschen, so markieren Sie deren Zeile und klicken Sie im Anschluss auf das Papierkorb-Symbol.

Senden

Durch Bestätigung von Senden schicken Sie Ihre Email ab. BO versucht 30 Sekunden lang, Verbindung zu einem Mail-Server herzustellen.

Beim Sendeversuch greift Business OPEN auf die Email-Einstellungen zurück, die Sie auf der ersten Seite des Mandantendatensatzes im Feld SMTPHost hinterlegt haben.

Nach Ablauf der 30 Sekunden-Frist setzt Business OPEN eine Nachricht an den Anwender ab, die über Erfolg oder Misserfolg des Email-Sendeversuchs Aufschluss gibt.

Vergessen Sie auch nicht, die ab BO v20 nötige einmalige SMTP-Prüfung Ihrer Absender-Email im Benutzerdatensatz!

BO meldet das Fehlen der Prüfung beim Sendeversuch:

Notiz

Bei entsprechender Konfiguration im Benutzerdatensatz erhält der Anwender bei jedem Versenden einer Email aus dem System die Gelegenheit, eine Notiz in Business OPEN anzulegen.

Hierzu muss auf Seite 2 im Benutzerdatensatz die Checkbox Telef. Notiz "abgehakt" werden. Aufgrund dieser Einstellung erscheint nach jedem erfolgreichen Email-Versand durch den Anwender aus BO ein Nachfragedialog am Bildschirm:

Nach Bestätigung des Dialogs erscheint das Eingabelayout für Notizen, in welches bestimmte Bestandteile der Email bereits automatisch übernommen wurden:

• Adressreferenz

• Absender

• Versanddatum und - uhrzeit

• Titel und Text

• Email des/r Adressaten (Empfänger, Kopie, Blindkopie)

• Dateiname des Email-Anhangs

Die voreingestellten Angaben können vor dem Sichern manuell ergänzt werden:

Hinweise:

Die Option der verpflichtenden Notiz gibt Ihnen die Möglichkeit an die Hand, Ihre Mitarbeiter zur Dokumentation von Email-Kontakten zu "zwingen".

Auch die Volltextfelder der Kalenderfunktionen in BO (Notizen, Nachrichten, Kalendereinträge, Wiedervorlagen, ToDos) wurden in BO v20 auf Mehrfachstil umgestellt. So können z.B. besondere Textmerkmale der Email in der Notiz erhalten bleiben