Import ausführen

Import

Ist die Definition Ihrer Importfelder abgeschlossen, starten Sie durch Bestätigung des Buttons Import in der rechten unteren Bildschirmecke den Import der Daten nach BO.

Automatische Sequenz-

nummern?

Wenn Sie Adressen oder Artikel importieren und in Ihrem Datenfile ist im Mandanten/Seite4 die automatische Vergabe von Adress- bzw. Artikelnummern konfiguriert, beginnt BO den Datenimport mit der Frage, ob die Sequenznummern vom System vergeben werden sollen:

Bestätigen Sie den Nachfragedialog mit Ja, wird eine etwaige Wertezuordnung im Importscript zum Unique-Feld MandAdress-Nr bzw. MandArtikelNr ignoriert und die neuen Datensätze in den bestehenden Nummernkreis integriert.

Mit dieser Methode gelangen alle Importdatensätze auf jeden Fall mit eindeutiger Nummer ins System.

Haben Sie die Nachfrage dagegen verneint, versucht BO einen Import entsprechend Ihrer Definition im Importscript. Hierbei wird geprüft, ob der dem Unique-Feld zugeordnete Wert bereits in der Datenbank vorhanden ist. Doppeleinträge werden somit vermieden.

Standardwerte

setzen?

Ist im Mandanten die automatische Sequenznummernvergabe für Adressen oder Artikel nicht eingestellt, entfällt obige Abfrage. Der Import beginnt in diesem Falle mit der Frage, ob die sogenannten Standardwerte automatisch gesetzt werden sollen:

Standardwerte für Adressen sind z.B.:

• Zahlungs- und Versandbedingungen

• Sprache, Währung, Staat

• Umsatzsteuer-Code

• Hauptdebitorkennzeichen

Standardwerte für Artikel:

• MWSt.-Code

• Preiseinheit

• Menge ohne Nachkomma

• Anzahl Nachkommastellen

• maximale Stücklistenauflösung

Wenn Sie obigen Nachfragedialog mit Ja bestätigen, werden die genannten Standardwerte mit den Defaults im System vorbelegt bzw. BO-Defaults eingesetzt. Wenn Sie die genannten Werte in Ihrem Importscript selbst definiert haben, sollten Sie den Nachfragedialog verneinen. Fehlende Kennzeichen können Sie dann mit "Auf Auswahl anwenden" nachbearbeiten.

Mandanten-

kennung

BO versieht Ihre Wertezuweisung an das Unique-Feld Mand-AdressNr oder MandArtikelNr beim Import automatisch mit der Mandantenkennung ("1*"), wenn Sie diese nicht bereits in Ihrer Importdatei aufbereitet haben. Das Feld AdressNr bzw. ArtikelNr wird im gleichen Arbeitsgang automatisch mitgefüllt.

Suchname

Haben Sie das Feld Suchname der Adresse in Ihrer Importdefinition nicht berücksichtigt, importieren aber einen Wert in die Adresszeile1, wird dieser automatisch auch ins Feld Suchname eingesetzt.

Nach Beantwortung aller Nachfragedialoge beginnt BO mit dem eigentlichen Datenimport. Dessen Fortgang lässt sich anhand eines Ablaufbalkens verfolgen:

Fehler beim Import

Business OPEN protokolliert etwaige Fehler beim Import und gibt entsprechende Bildschirmmeldungen aus:

Fehlerprotokoll

Das Fehlerprotokoll finden Sie in Form einer Textdatei auf Ihrer Festplatte, im selben Ordner, in dem sich auch Ihr BO-Client bzw. Ihre BO-Einplatzversion befindet.

Das Dokument ist mit ImpErr (Import Error) + Dateiname benannt.

Import-Ergebnis

Nach Abschluss des Datenimports zeigt BO die soeben neu angelegten Records am Bildschirm an. Sie können die Auswahl an Datensätzen dann sogleich weiterbearbeiten oder, bei einem missungenen Import, wieder löschen.

Iangelegt wann

geändert wann

In den importierten Datensätzen werden die unsichtbaren Datumsfelder angelegt wann und geändert wann automatisch mit dem Tagesdatum des Imports gefüllt. Dieses kann als Suchkriterium dienen.