Verfahren

Vorgangsbeleg faxen

Möchten Sie einen Vorgangsbeleg als Fax versenden, markieren Sie den entsprechenden Datensatz und rufen Sie anschließend den Druckdialog auf. Wählen Sie hier das gewünschte Belegformular aus und markieren Sie den Radiobutton Fax

Interfax-

Dialogfenster

Nach Bestätigung von Drucken öffnet sich das Interfax-Dialogfenster am Bildschirm. Dieses enthält grundsätzlich die selben Bestandteile wie das Dialogfenster zum Emailversand aus BO:

Faxtext

Der Inhalt des Vorgangsbelegs wird von BO zum einen nach den Regeln des Emailversands als einfacher Text zusammengesetzt. Dieser kann editiert werden.

PDF im Anhang

Zusätzlich wird der Vorgang durch das ausgewählte Formular in ein PDF gedruckt und an das zu versendende Fax angehängt.

Empfänger

In das Feld Empfänger trägt BO die Faxnummer aus dem Stammdatensatz der Vorgangsadresse ein, ergänzt um die Interfax-typische Erweiterung @fax.tc

Titel

Das Feld Titel enthält den aus Belegart, Datensatznummer und Belegdatum zusammengesetzten Fax-Betreff Hinter den Text setzt BO die Kennung /b

/b

Das Interfax-spezifische Kennzeichen /b am Ende der Betreff-Zeile bewirkt den Versand Ihrer eigentlichen Mail plus des Anhangs per Fax. Standardmäßig versendet Interfax nur den Anhang. Nur wenn der Mail kein Dokument anhängt ist, wird ausschließlich der Text Ihrer Mail als Fax versandt.

Senden

Durch Bestätigung von Senden wird die Fax-Email aus dem System verschickt. Für das erfolgreiche Senden der Email gelten die gleichen Voraussetzungen wie z.B. für das Verschicken von Emails aus einem geöffneten Adressdatensatz.

Ebenso kann auch das Versenden eines Faxes bei entsprechender Konfiguration durch eine Notiz in BO dokumentiert werden.

Briefdokument faxen

Möchten Sie einen mit 4D Write geschriebenen Brief als Fax versenden, markieren Sie im Header des Briefdokuments die Checkbox Fax

Ablage

Drucken

Wenn Sie nun im Anschluss aus dem 4D Write-Menü Ablage die Option Drucken wählen, öffnet BO den Interfax-Dialog und leitet damit zum Faxversand über.

Empfänger

Wie beim Versand von Vorgangsbelegen trägt BO in das Feld Empfänger die Faxnummer aus dem Stammdatensatz der Adresse ein, ergänzt um die Interfax-typische Erweiterung @fax.tc

Titel

Als Titel/Faxbetreff übernimmt BO den Namen, den Sie dem Briefdokument vergeben haben.

Anhang

Das 4D Write-Dokument selbst wird in ein PDF umgewandelt und dem Fax als Anhang beigestellt:

Beachten Sie:

Es ist nicht nötig, im Editierfeld des Interfaxdialogs einen Text zu erfassen, denn im Fall von Briefdokumenten wird ausschließlich das PDF-Dokument im Anhang als Fax versendet.

Dieser Umstand ist bereits erkennbar am fehlenden Kennzeichen /b im Feld Titel.