2. Funktion zum Versand von Serien-Emails

Der eigentliche Versand der Serienmails wird über eine Schraubenzieher-Funktion abgewickelt. Diese muss vom Administrator in jede Datei eingebunden werden, in der ein Versand von Vorgangsbelegen via Email erfolgen soll.

Prozedur: auf Anfrage

Datei: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Bestellung

Wirkung:

• Die Funktion arbeitet mit einer markierten Auswahl von Vorgängen.

Hinweis:

Ab der Version v16 erlaubt Business OPEN mehrere ExtOPs vom Typ 25 für eine Datei (in früheren Versionen durfte es nur eine geben).

Vorlage auswählen

Nach Aufruf der Schraubenzieher-Funktion erscheint bei Vorliegen mehrerer ExtOPs zunächst ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Vorlage auswählen können.

Die vorhandenen Vorlagen sind alphabetisch nach dem Namen der ExtOP sortiert. Zusätzlich zeigt BO den Namen des Formulars an, welches für den PDF-Anhang herangezogen wird:

• Nach Bestätigung von OK bzw. direkt nach Aufruf der Funktion (falls nur eine ExtOP vom Typ 25 für die Datei vorliegt) werden umstandslos Vorgangsbestätigungen per Email versandt, ohne dass der Anwender noch weitere "Knöpfe" drücken muss.

• Als Email-Adresse zieht BO bevorzugt die im Feld GP_email auf Seite 2 des Vorgangs eingetragene Anschrift heran. Das Feld wird durch Import/Abgleich aus einem Webshop gefüllt, oder (bei normaler Vorgangserfassung) nach Auswahl eines Gesprächspartners für die Lieferanschrift.

• Liegt im Feld GP_email keine Angabe vor, greift BO auf die Email im Stammdatensatz der Kundenadresse zurück. Gibt es auch dort keinen Eintrag, findet für den betreffenden Vorgang kein Email-Versand statt.

Hinweis:

Wenn Sie die Schraubenzieher-Funktion mit gedrückter alt-Taste (bei Klick auf "Ausführen") aufrufen, so zeigt BO die Vorgangsdatensätze ohne passende Email als Auswahl am Bildschirm an. Ein echter Mail-Versand findet in diesem Fall nicht statt.

• Als Text der Serienmail dient die Vorlage in der zum Vorgang passenden ExtOP vom Typ 25 bzw. die explizit ausgewählte Vorlage.

• Beim Email-Versand von Vorgangsbelegen hängt BO den Beleg (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Bestellung) zusätzlich als pdf-Dokument an die Mail an.

• Den Fortgang des Serienmail-Versands kann der Anwender anhand eines Ablaufbalkens in BO verfolgen. Zum Abschluss einer erfolgreich versendeten Mail ertönt ein akustisches Signal.

Dokumentation des Versendestatus

Vorgangsstatus

Konnte die Email fehlerfrei gesendet werden, trägt BO im Statusfeld des Vorgangs auf der 13. Stelle die Ziffer 5 ein, ansonsten die Ziffer 1.

Der Vorgangsstatus kann somit als Selektionskriterium dienen, um herauszufinden, zu welchen Vorgängen keine Email versandt werden konnte.

Weiterführender Hinweis:

Bei einer direkten Anbindung von BO an einen osCommerce-Shop durch die

Business OPEN osCommerce-Schnittstelle eröffnen sich weitere Automatisierungsmöglichkeiten: Sobald im Shop eine Bestellung eingeht und in BO durch Abgleich ein Auftrag entsteht, könnte BO z.B. das Aussenden einer Bestätigungsemail automatisch veranlassen.

Nebeneffekt:

Vorlagen-ExtOP für Email-Versand?

Existiert für eine Vorgangsdatei eine Vorlagen-ExtOP vom Typ 25 (s.o.), so greift BO auch beim Standardversand eines einzelnen Vorgangsbelegs via Email auf den Text der Vorlage zurück.

Mail-Versendestatus

Ein ausgefeiltes Mailingsystem mit mehreren Versanddurchläufen (Erstversand, Nachhaken mit Bewertung etc.) kann in BO v20 durch den neuen Mail-Versendestatus für Vorgänge widergespiegelt werden.

Auswahlliste

Mail_Versendestatus

Zunächst sollte die neue Auswahlliste Mail_Versendestatus mit Einträgen für die verschiedenen Versendestufen bestückt werden:

Hinweis:

Da der Mail-Versendestatus in das Feld Kostenstelle des Vorgangs eingetragen wird, darf die Status-Bezeichnung nicht länger als 8 alphanumerische Zeichen sein (= Feldlänge Kostenstelle).

Mail_Versendestatus einrichten

Im Systemmanagerdialog auf Seite 2 finden Sie die in BO v20 neue Schaltfläche Mail-Versendestatus. Basierend auf oben genannter Auswahlliste können Sie hier für die Verbindung aus Datei/Sprache/Vertreter (Letzterer optional) verschiedene Mail-Versendezustände einrichten und mit einer URL verknüpfen:

Mail_Versendestatus mit Versand-ExtOP verknüpfen

Im Anschluss weisen Sie den passenden Mail-Versendestatus den Versende- ExtOPs vom Typ 25 zu: Dies geschieht, indem Sie auf Seite 3 der ExtOP einen Eintrag aus dem Popup-Menü am unteren Bildrand auswählen:

Integration des Versendestatus-Links

Die Variable &&vMail_VersendestatusURL, kann zwecks Ausgabe des zum Versendestatus passenden Links in den Text der Versende-ExtOP integriert werden (s. Foto oben).

Versendestatus ->

Kostenstelle

Nach erfolgtem Mailversand trägt BO den Versendestatus der benutzten Versand-ExtOP in das Feld Kostenstelle des versendeten Vorgangs ein:

Hinweis:

Der Eintrag kann für Auswertungen oder zur Selektion von Vorgängen für die nächste Versendestufe herangezogen werden.

Dokumentation in Datei "Versandvorgang"

Die einzelnen Email-Aussendungen werden als Datensatz vom Typ Mail_Versendest in der Datei Versandvorgang aufgezeichnet.

ExtOP Typ 29

Zusätzlich lässt sich der Serienmail-Versand mit dem neuen ExtOP-Typ 29 weiter konditionieren. Sprechen Sie bei Interesse bitte direkt mit GUBUS Software.