Dauervorgang

• Auftrag

• Lieferschein

• Rechnung

Angebot

Erfassen Sie in der Datei "Angebot" als neuen Datensatz den gewünschten Dauervorgang (beispielsweise einen regelmäßig zu berechnenden Wartungsvertrag für einen Kunden):

Belegart

Bestimmen Sie aus dem Popup-Menü Belegart die Art des Dauervorgangs (in unserem Beispiel: Dauerrechnung).

Wiedervorlage

anlegen

Speichern Sie das Angebot und markieren Sie den Datensatz im Listenlayout.

Klicken Sie auf den Kalender -Button der Palette und rufen Sie aus dem erscheinenden Popup-Menü Wiedervorlage auf.

Als Alternative können Sie auch im geöffneten Angebotsdatensatz die Option Wiedervorlage aus dem Dokumente -Menü wäh-

Apfel-3/Strg-3

len (entspricht der Tastenkombination Apfel-3/Strg-3). In beiden Fällen erscheint der Eingangsbildschirm der Wiedervorlage :

neue

Wiedervorlage

Klicken Sie auf das Pluszeichen in der linken unteren Bildschirmecke. In dem nun folgenden Layout zur Definition einer neuen Wiedervorlage zeigt BO im Kopf die Herkunft aus der Datei "Angebot" an, daneben Suchname und Mandantangebotnummer des Angebotsdatensatzes (also des Dauervorgangs):

Titel

Die Wiedervorlage muss mit einem Titel versehen werden, in unserem Beispiel "Wartung".

Text

In das Feld Text können Sie einen Erläuterungstext eingeben.

Datum

In das Feld Datum geben Sie das Datum ein, an dem der Dauervorgang erstmals gestartet werden soll. Anschließend können Sie die Wiedervorlage beliebig oft kopieren.

Wiedervorlage wiederholen

Klicken Sie auf das Pluszeichen mit der Überschrift Wiederholen neben der linken unteren Ecke des Textlayouts. Sie rufen damit einen Dialog auf, in dem Sie den Zeitraum und den Turnus, in dem die Wiedervorlage wiederholt werden soll, bestimmen können (hier z.B. quartalsweise bis zum 30.09.2014):

Bestätigen Sie den OK-Button. Die Wiedervorlage wird Ihren Angaben entsprechend kopiert. Nach dem Speichern der Wiedervorlage gelangen Sie zurück zum Eingangsbildschirm. Hier kön-nen Sie sich die erzeugten Wiedervorlagen auflisten lassen.

Wiedervorlagen anzeigen

Geben Sie in die Datumsfelder am unteren Bildrand den Zeitraum ein, dessen Wiedervorlagen Sie sehen wollen, in unserem Beispiel von 01.10.2011 bis 30.09.2014. Sie rufen damit die Liste der gerade erstellten vierteljährlichen Wartungserinnerungen auf:

Die Wiedervorlage wird Sie also am jeweiligen Datum an den angelegten Dauervorgang erinnern.

Funktion

Dauervorgang

Am festgesetzten Datum (und nur dann) kann ein "Dauervorgang" aktiviert werden. Hierzu suchen Sie in der Datei "Angebot" den als Dauervorgang gekennzeichneten Datensatz (wenn Sie zuvor den Wiedervorlagen-Datensatz öffnen, können Sie die betreffende Angebotsnummer in der Kopfzeile ablesen).

Markieren Sie das Angebot im Listenlayout und rufen Sie die Funktion " Dauervorgang " auf. Die Funktion erstellt nach Aufruf die gewünschten Belege (in unserem Beispiel eine Rechnung) und zeigt die Liste der erzeugten Vorgänge an:

Beleg

nachträglich

Die Funktion prüft, ob es zurückliegende offene Dauervorgänge gibt. Haben Sie also einmal vergessen, einen Dauervorgang zu starten, erstellt die Funktion beim nächsten Aufruf nachträglich auch Belege für versäumte Termine.

Notiz

Nach Ausführen der Funktion verbleibt der Dauervorgang als Notiz in der Datei "Kalender". Im Feld Text weist BO das Bearbeitungsdatum und die Nummer des erstellten Belegs aus:

Historie abrufen

Die zu einem Dauervorgang vorhandenen Wiedervorlagen und Notizen können Sie aus dem Angebotsdatensatz abrufen:

• im geöffneten Angebot durch Auswahl von Termine & Notizen aus dem Menü Datensatz oder dem Menü Dokumente

• im Ausgabelayout bei markiertem Angebotsdatensatz, durch Auswahl von Termine & Notizen aus dem Dokumente -Menü.

Auf diese Weise können Sie sich jederzeit über die Bearbeitungshistorie eines Dauervorgangs informieren.

Angebot Status

Das als Dauervorgang gekennzeichnete Angebot erhält nach dem Erstellen des entsprechenden Belegs nicht den Status vollständig erledigt.

Ist der Dauervorgang irgendwann beendet, setzen Sie das Angebot mit der Funktion Vorgang erledigt (siehe die noch folgende Beschreibung innerhalb dieses Handbuch-Kapitels) auf den Status 9 (vollständig erledigt).

Anschließend kann der Angebotsdatensatz gelöscht oder als Historie in der Datenbank belassen werden.