Allgemein

Mandantnr.

Mandantname

In der ersten Zeile zeigt BO die Mandantnummer und den Mandantnamen an. Beide Einträge sind nicht editierbar.

Hinweis:

Business OPEN ist mehrmandantenfähig. Mit jedem weiteren Mandanten erhöht sich die Mandantnummer um 1.

Die Mandantnummer ist in Verbindung mit einer Adressnummer, Artikelnummer oder Belegnummer das wichtigste interne Identifikationskriterium eines Datensatzes im System!

Mandantadresse

Sie können Ihre Firma zusätzlich als Adresse in BO anlegen. In der Adressdatei verfügen Sie über die volle Funktionalität der Adressverwaltung und können z.B. Dokumente für sich selbst hinterlegen.

Durch Eingabe der Mandantadressnummer in das Editierfeld rechts neben dem Mandantennamen können Sie eine BO-Adresse mit dem Mandanten verknüpfen.

Darüberhinaus ist das Feld Adresse im Mandanten im Zusammenhang mit den Zusatzmodulen Business OPEN Kontaktbericht und Business OPEN Reklamation von Bedeutung

Achtung:

Ab BO v20 ist die Eingabe einer Mandantadressnummer im Mandanten zwingend! Grund ist die Bedeutung für oben genannte Zusatzmodule sowie andere Funktionalitäten in BO.

Anschrift 1 - 3

Strasse

Land - PLZ- Ort

Telefon (zentral)

Fax (zentral)

Anzahl Benutzer

Plattformlizenz

Bei der Einrichtung des Mandanten wird die komplette Adresse Ihrer Firma einschließlich Telefon- und Faxnummer sowie die Anzahl der Business OPEN-Anwender und die Art Ihrer Plattformlizenz von GUBUS Software für Sie eingegeben.

Hinweise:

Die Adressfelder auf Seite 1 des Mandanten sollten nicht geändert werden, da BO aus bestimmten Feldern des Mandanten bei jedem Programmstart Ihren Autorisierungscode errechnet und prüft.

Änderungen im Mandant

Sie sollten am Mandantendatensatz auch keine Manipulationen mit der Systemmanagerfunktion "Auf Auswahl anwenden" vornehmen, da Business OPEN für die Weiterarbeit im System anschließend Ihren individuellen Autorisierungscode abfragt.

Dieser wurde Ihnen bei der Erstinstallation von BO von GUBUS Software mitgeteilt.

Beachten Sie gegebenenfalls die Bildschirmmeldung:

Email

Homepage

Die zentrale Email-Adresse und Homepage Ihrer Firma können Sie jederzeit selbst im Mandanten eintragen und ändern.

SMTP Host

Business OPEN überträgt in das Feld automatisch die Einstellung, die Sie in der Internet-Konfiguration Ihres Arbeitsplatzrechners hinterlegt haben (im Moment nur auf Mac verfügbar). Windows-Benutzer geben den Host ihres Internet-Providers manuell ein. Auf die Angaben im Feld SMTP Host greift BO zurück, wenn Sie Emails aus dem System verschicken möchten.

Hinweis:

Ein Klick auf die blaue Feldbeschriftung führt Sie zum Konfigurationsdialog der Business OPEN osCommerce-Schnittstelle .

Firmenlogo

Ist die Business OPEN Bildverwaltung im Einsatz, kann auch im Mandantendatensatz eine Grafik, z.B. Ihr Firmenlogo hinterlegt werden. Sie können die Grafik dann beispielsweise für den Formulardruck aus dem Mandantendatensatz holen und müssen Sie nicht in jedes Formular fix einbinden (spart Speicherplatz). Lesen Sie zum Modul Business OPEN Bildverwaltung die gesonderte Dokumentation.

Bundesland

Das Bundesland Ihres Firmensitzes können Sie im Mandantendatensatz hinterlegen. Es lässt sich zu Informationszwecken auf Formularen heranziehen.

Systemwährung

Als Mandantenwährung wird bei der Einrichtung des Mandanten diejenige Währung hinterlegt, in der Sie Ihre Geschäftsvorgänge hauptsächlich abwickeln. Die ausgewählte Währung wird da-durch zur Systemwährung und ist bei der Neuanlage von Vorgängen voreingestellt.

Achtung:

Die Mandantwährung darf vom Anwender nicht geändert werden.

Eurostufe: 2

Die Ziffer hinter der Beschriftung Eurostufe: gibt an, in welcher Umstellungsstufe bzgl. der Eurowährung Ihr Mandant sich im Moment befindet. Seit dem 01.01.2002 sollte sich jeder deutsche Mandant auf der Eurostufe 2 befinden.

Euroumstellung

Durch Klicken auf den blauen Button Euroumstellung öffnen Sie den Konfigurationsdialog, in dem Sie die Euroumwandlung Ihres Mandanten vorgenommen haben. Die Historie der Euroumstellung lässt sich anhand des Protokolls in dem eingebundenen Textlayout nochmals nachvollziehen.

Bemerkungen

Das Textfeld Bemerkungen bietet Platz für beliebige Anmerkungen zum Mandanten oder wechselnde Informationen an Ihre Kunden (z.B. "Wir machen Betriebsferien von ... bis"). Sie können in Formularen darauf zugreifen.

Steuernummer

Umsatzsteuer-ID

Handelsregister

HandelsregNr

Geschäftsführer

FactoringRef

Geschäftsjahr Ende

In den links aufgeführten Feldern lassen sich steuerliche Angaben zum Mandanten ablegen. Die Informationen, die Sie hier eintragen, können ebenfalls für den Ausdruck von Formularen herangezogen werden.

Hinweis:

Durch Klicken auf die blaue Feldbeschriftung Umsatzsteuer-ID gelangen Sie (eine aktive Internetverbindung vorausgesetzt) auf Knopfdruck zur Internet-Seite des Bundesministeriums für Finanzen http://www.bff-online.de . Dort können Sie sowohl Ihre eigene Umsatzsteuer-ID eintragen als auch die ID eines Geschäftspartners überprüfen.

UPS

In das Feld UPS können Sie Ihre eigene UPS-Kundennummer eintragen.

Sequenznummer-"Vorsilbe"

Das unbenannte Feld rechts neben Geschäftsjahr Ende ist zur Aufnahme eines Sequenznummern-Präfixes gedacht.

Es wird u.U. bei Problemen mit den Sequenznummern benötigt. GUBUS Software wird Sie im Bedarfsfalls darauf hinweisen.

Bankkonto

In dem eingebundenen Layout Bankkonto können Sie die Bankverbindungen des Mandanten verzeichnen. Ein Klick auf das grüne Plus neben dem Layout öffnet das Eingabelayout der Datei "Bankkonto", in dem Sie wahlweise ein Bankkonto oder eine Kreditkarte des Mandanten hinterlegen können.

Wählen Sie aus dem Popup-Menü "Bankverbindung" den gewünschten Eintrag "Bank" oder "Kreditkarte" aus. Je nach Wahl sind die Felder für die Bankverbindung in der linken Bildschirmhälfte oder die Kreditkartenfelder rechts daneben editierbar:

Default-

Bankkonto

Durch Anklicken der Checkbox Default kann die Bankverbindung als Hauptbankverbindung gekennzeichnet werden. Nach dem Speichern des Datensatzes wird die eingegebene Bankverbindung im Layout auf Seite 1 des Mandanten angezeigt.

Hinweis:

Im Mandanten sollte wenigstens eine Bankverbindung eingetragen sein. In Schweizer Datenfiles muss eine (Default-)Bankverbindung für den Mandanten hinterlegt werden.