2. Der Bildbutton "Brief"

Im Eingabelayout der Adresse werden Sie auf der ersten Seite in der rechten oberen Ecke drei Symbole bemerken:

Die Symbole stehen (von links nach rechts gelesen) für mit der Adresse verknüpfte

Briefe, Wiedervorlagen und Notizen.

Die Ziffern links neben den Icons geben an, wieviele Briefe, Wiedervorlagen und Notizen für die Adresse im System vorhanden sind. Unter den Symbolen verbergen sich unsichtbare Buttons, die Sie durch Anklicken der Icons aktivieren können.

Vorhandene

Dokumente

ansehen

Durch einfaches Anklicken des Brief-Symbols wird das Layout der Adresse wiederum nach unten "aufgeklappt".

Sie können die zur Adresse vorhandenen Briefdokumente einsehen und durch Doppelklicken öffnen. Mithilfe des grünen Pluszeichens (s.o.) können Sie neue Briefe anlegen.

Neuer Brief

+ Apfel/Strg

Als Alternative, um einen neuen Brief zu erstellen, können Sie auch auf den Bildbutton Brief klicken, halten dabei aber die Apfel - (Mac) bzw. Strg -Taste (Windows) gedrückt.

Es erscheint wiederum der Auswahldialog vorhandener Vorlagen (siehe weiter oben). Wählen Sie eine Vorlage aus oder übergehen Sie den Dialog mit "Abbruch", um eine neue Vorlage zu erstellen.

Hinweis:

Diese Möglichkeit, die Textverarbeitung aufzurufen ist in der Adresse etwas "out of date". Wir besprechen Sie hier dennoch, da in anderen Dateien wie z.B. "Reklamation" oder "ProdStückliste" die Textverarbeitung ausschließlich über den Bildbutton nutzbar ist.

Der Klick auf das Briefe-Symbol bei gedrückter Apfel-/Strg-Taste funktioniert im Übrigen auch, ohne dass das Adress-Layout zuvor "aufgeklappt" wurde.

Haben Sie auf eine der oben beschriebenen Weisen die Textverarbeitung aufgerufen und eine Vorlage ausgewählt, wird ein neuer Datensatz der Datei "Dokument" geöffnet. Alle variablen Bestandteile sind mit den Werten der aktuellen Adresse ausgefüllt:

Am oberen Rand des Layouts sehen Sie den Business OPEN-spezifischen "Kopf" des Datensatzes, darunter die integrierte Textverarbeitung 4D-Write.

eindeutiger Dokumenten- name!	Im Kopf des Datensatzes wird im Feld DocumentName der Name der aufgerufenen Briefvorlage angezeigt. Hier sollten Sie später dem Brief, den Sie schreiben werden, vor dem Speichern einen eindeutigen Namen geben.
Benutzer	Im Feld UserKz sehen Sie Ihren Benutzerkürzel.
Datum	In das Datumsfeld wird das aktuelle Tagesdatum eingesetzt, dieses kann aber überschrieben werden.
Referenzfelder	Die beiden Anzeigefelder unterhalb des Wiedervorlagen-Icons stellen eine Referenz auf die Adresse dar, für die Sie den Brief erzeugen. Sie werden mit MandAdressNr und Suchnamen des Datensatzes gefüllt, aus dem heraus Sie das Dokument anlegen.

Wenden Sie sich nun dem Eingabelayout der eigentlichen Textverarbeitung zu. Der Aufruf der zuvor erstellten einfachen Briefvorlage bewirkt Folgendes:

• BO fügt im Briefkopf die Absenderzeile automatisch zusammen, darunter die

Anschrift der Adresse.

• Unter der Anschrift wird die Kundennummer des Adressaten angedruckt.

• In einer Referenzzeile werden unter entsprechenden Überschriften das Benutzerkennzeichen sowie Firmensitz und aktuelles Tagesdatum eingetragen.

• Die Betreff -Zeile ist fett markiert.

• Die übliche allgemeine Briefanrede ist voreingestellt.

• Das Ende des Briefes bildet die gängige Grußformel plus Firmenname.

• Der Name des aktuellen Benutzers wird automatisch als Unterschrift unter den Brief gesetzt.

Sie können alle Voreinstellungen überschreiben. Ansonsten haben Sie noch drei Dinge zu tun:

• Vermerken Sie unter "Ihre Zeichen..." evtl. eine Referenz für den Adressaten.

• Doppelklicken Sie auf "Betreff" und überschreiben Sie die Markierung mit Ihrem Anliegen.

• Unterhalb der Briefanrede formulieren Sie Ihren Brieftext.

Darstellung

zoomen

In 4D Write Pro besteht die Möglichkeit, das Briefdokument während des Schreibens zwecks besserer Lesbarkeit zu zoomen . Wählen Sie hierzu einen Vergrößerungsfaktor aus dem Zoom-Popup über dem 4D Write Pro Widget aus.

Druckansicht

Eine weitere Möglichkeit der Layoutkontrolle ist die Druckvorschau. Aktivieren Sie hierfür das links abgebildete Icon auf der 4D Write Pro-Werkzeugleiste. Das Dokument wird daraufhin in der plattformspezifischen Druckvorschau zur Ansicht geöffnet:

Drucken aus der

Vorschau

Sind Sie mit dem Layout Ihres Briefes zufrieden, können Sie ihn durch Bestätigen von Drucken direkt aus der Vorschau zum aktuell ausgewählten Drucker schicken.

Drucken aus der Normalansicht

Um in der Normalansicht des Dokuments den Druck zu Starten, klicken Sie bitte auf den Drucker-Button der 4D Write Pro-Werkzeugleiste. Bestätigen Sie in dem folgenden Druckdialog Ihres ausgewählten Druckertreibers den Button Drucken, um Ihr Dokument auszudrucken:

Brief sichern

Jetzt sollten Sie den Brief noch als Datensatz in der Datei "Dokument" speichern. Vergeben Sie zuvor im Feld Dokumentenname einen eindeutigen Namen für den Brief!

Adresse sichern

Nach dem Speichern des Briefdokuments gelangen Sie zurück zur Adresse, aus der Sie die Textverarbeitung aufgerufen haben. Speichern Sie auch den Adressdatensatz. Erst dann wird der neu erstellte Brief endgültig als Datensatz in der Datei "Dokument" mit Referenz auf die betreffende Adresse gespeichert.

Tipp:

Schnellsichern

Um Ihr Dokument während des Briefeschreibens zwischendurch zu speichern, betätigen Sie die Tastenkombination Apfel + S auf dem Mac bzw. Strg + S unter Windows. Der Brief wird durch diese Aktion in die Dokumentendatei gesichert, ohne dass Sie dafür 4D Write Pro verlassen und den Adressdatensatz speichern müssen.