Die Business OPEN-internen Textverarbeitungsfunktionen

Business OPEN bietet eine Reihe von Textverarbeitungsfunktionen, die im Kopf des Dokumentendatensatzes in blauer Schrift benannt sind. Unter jeder Bezeichnung verbirgt sich ein unsichtbarer Button, den Sie durch Anklicken aktivieren und damit eine bestimmte Aktion auslösen:

Anschrift

Der Button Fügt eine Prozedur ("äAdressLabel") in Ihre Vorlage ein, die aus den Feldern "Anschrift 1" bis "Ort" des Adressdatensatzes die Anschrift für den Brief korrekt zusammensetzt.

Neue Anschrift

Inlandspost

BO setzt die Anschrift inländischer Adressen seit der Version 2006 gemäß der im Mai 2005 geänderten DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) zusammen:

• keine Leerzeile mehr im Adressfeld

• einzeilige Absenderzeile

Betroffen sind die in 4D Write Pro oder SuperReport Pro verwendbaren BO-Prozeduren zum Zusammensetzen einer Anschrift äAdresslabel, äAdressLabel_GP und äGesprächLabel sowie weitere BO-interne Adressprozeduren.

Weitere Informationen finden Sie z.B. in der Arbeitsunterlage 3414 des DVPT (Deutscher Verband für Post Telekommunikation e.V.) oder im Internet unter http://www.dvpt.de

Gespr.-Partner

Wenn Sie später eine Vorlage auf eine bestimmte Adresse anwenden, können Sie mithilfe dieses Buttons den Namen eines Gesprächspartners mit korrekter Briefanrede in das Dokument einsetzen.

Für diese Funktion ist die Referenz auf eine Adresse notwendig!

Liegt mehr als ein Gesprächspartner vor, erscheint ein Auswahlfenster:

Textbaust.	Zeigt ein Fenster mit benutzerdefinierten Textbausteinen, die Sie übernehmen können:
	Anmerkung: Sie können in 4D Write Pro auch kurze Textbausteine wie z.B. Grußformeln oder Betreffzeilen als Vorlagen speichern, die Sie dann wiederum nach dem Aufruf einer anderen Briefvorlage in Ihr Anschreiben einfügen können.

MfG. usw.	Fügt die übliche Grußformel Mit freundlichen Grüßen und den Namen des aktuellen Benutzers in ein Dokument ein.
Benutzer	Erzeugt innerhalb eines Dokuments den Namen des aktuellen Benutzers.
Serienbrief	Mit diesem Button starten Sie die Serienbrieffunktion in Business OPEN (siehe die noch folgende Beschreibung).
Bezüge zeigen	Während des Anlegens einer Vorlage können Sie sich durch Klikken auf den Button die Bezüge auf Datenbankfelder, Variablen oder Prozeduren zeigen lassen. Und umgekehrt: Zeigt Ihr Dokument die variablen Bezüge an, machen Sie mithilfe des Buttons die zugehörigen Werte wieder sichtbar.

Beispiel für eine Briefvorlage mit Werten:

Hinweis:

Die Werte können leer sein, wenn keine Referenz auf einen bestimmten Datensatz besteht.

Beispiel für eine Briefvorlage mit Bezügen (Bezüge zeigen "abgehakt"):

Die Datenbankfelder und Formeln hinter den Werten sind im Layout grau dargestellt.

Achtung:

Vorlage speichern im Zustand

Werte zeigen

Die Vorlage sollte im Zustand Werte zeigen gespeichert werden, damit beim Aufruf einer Briefvorlage die aktuellen Werte sogleich gefüllt werden und für den Anwender sichtbar sind.

Einfrieren

In BO v20-Versionen ab Oktober 2020 finden Sie in der Zeile der BO-internen Textverarbeitungsfunktionen zusätzlich den blauen Button Einfrieren:

Ein Klick auf Einfrieren löst alle Referenzen im Dokument auf und erzeugt daraus festen Text. Der gesamte Inhalt kann nun ohne eventuelle Verluste z.B. in eine Email kopiert werden.

Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden, der Text des Dokuments ist jedoch weiterhin änderbar

Der Klick auf Einfrieren bei gleichzeitig gedrückter alt -Taste friert eine zuvor markierte Textauswahl ein. Ein einfacher Klick friert den gesamten Text ein.

Datum einfügen

Durch Anklicken des Kalender-Icons im Dokumentenkopf können Sie ein aus einem Kalendarium wählbares Tagesdatum in den Brief einsetzen:

Achtung:

Das auf diese Art und Weise eingefügte Datum ist fix. Es wird beim erneuten Öffnen eines Briefs nicht aktualisiert.

+ alt

Innerhalb einer Vorlage sollte das Datum jedoch variabel sein, das heißt, bei jedem Aufruf der Vorlage sollte das jeweilige aktuelle Tagesdatum eingesetzt werden.

Halten Sie daher beim Erstellen einer Briefvorlage die alt-Taste gedrückt, wenn Sie durch Klicken auf den Kalenderbutton ein Datum auswählen. Auf diese Weise wird eine Variable eingefügt, die immer aktuell gefüllt wird.

Hinweis:

Hat die Briefvorlage den Zustand Bezüge zeigen, wird auch durch einfaches Anklicken des Kalenderbuttons eine Datumsvariable eingesetzt.

Der links abgebildete Button fügt eine Variable für die aktuelle Uhrzeit ein.

Die folgende Abbildung zeigt das Grundgerüst einer Briefvorlage, welches aus festem Text, Variablen und Datenbankfeldern zusammengesetzt wurde:

fester Text

Feste Textbestandteile sind das Label "Ihre Kundennummer:" unterhalb der Anschrift, die Beschriftungen der Referenzzeile, die allgemeine Briefanrede sowie die Platzhalterzeilen Betreff und Text.

Die abschließende Grußformel und der Absendername wurden mithilfe des blauen Funktionsbuttons MfG. usw. eingesetzt. BO holt hierbei den Benutzernamen jeweils passend zum aktuellen Anwender, wandelt diesen aber sogleich in festen Text um. Anschließend wurde noch der Firmenname eingefügt.

Variablen

Die variablen Bestandteile "äAdressLabel" (Anschrift) und "String(Current date(*);7)" (aktuelles Tagesdatum) wurden mithilfe der obengenannten Textverarbeitungsfunktionen von BO erzeugt.

Die Variable <>aktMand_Anschrift_einzeilig für die Absender-Anschrift haben wir als sogenannten 4D Ausdruck eingesetzt.

Datenbankfeld

Bei dem Element [Document]UserKz handelt es sich um ein eingefügtes Datenbankfeld. Lesen Sie weiter unten in dieser Dokumentation wie Sie 4D Ausdrücke und Datenbankfelder in die Briefvorlage einfügen können.