Positionen erzeugen durch Hereinholen von Vorgängen

Anstelle der Erfassung von Bestellpositionen per Hand, gibt Ihnen Business OPEN die Möglichkeit, Anfragen in Bestellungen "hereinzuholen".

Klicken Sie auf das grüne Pfeil-Symbol links über dem Positionen-Layout und wählen Sie aus dem Popup-Menü "Anfrage".

Business OPEN zeigt Ihnen ein Auswahlfenster, in dem Anfragenummer, Datum, Suchname, Ort und Belegname aller offenen Anfragen bei Ihrem Lieferanten aufgelistet werden:

Sortieren

Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften können sie die einzelnen Spalteneinträge sortieren und beispielsweise das Datum einer Anfrage noch einmal überprüfen.

Auswahl einschränken

Das Auswahlfenster listet zunächst alle gefundenen Anfragen des Lieferanten auf. Sie können jedoch die Auswahl anhand der Belegart einschränken.

Suche Belegart in der Auswahl

Klicken in das Feld unter der Beschriftung Suche Belegarttyp in der Auswahl öffnet ein Popup-Menü aller vorhandenen Belegarten der Datei "Anfrage". Wählen Sie hieraus die Belegart aus, die Sie sehen möchten.

Haben Sie eine Anfrage im Auswahldialog markiert, können Sie durch Klicken auf den Button Positionen zeigen am unteren Bildrand eine Anzeige aller Positionen der ausgewählten Anfrage veranlassen.

Anfrage

übernehmen

Möchten Sie eine Anfrage aus dem Auswahlfenster in die Bestellung übernehmen, klicken Sie den entsprechenden Datensatz an und bestätigen Sie den OK -Button oder doppelklicken Sie einfach auf den gewünschten Anfragedatensatz.

Die einzelnen Positionen der Anfrage werden nun in Bestellpositionen umgewandelt und erscheinen in der Listbox auf Seite 1 der Bestellung.

Haben Sie mehrere Anfragen in die Bestellung übernommen (Sammelvorgang), werden diese bei entsprechender Konfiguration im System durch das Textfeld Einzel-Anfrage (s.u. Pos. 4) im Layout getrennt:

Positionsüberschriften

Lesen Sie in der Beschreibung zur Datei "Auftrag" innerhalb des 4. Handbuch-Kapitels "Business OPEN im Verkauf", wie Sie beim Umwandeln von Vorgängen Positionsüberschriften erzeugen können.

Nachbearbeiten

Bestellpositionen, die durch Umwandeln von Anfragen erzeugt wurden, können Sie nachbearbeiten. Eine Position öffnen Sie durch Doppelklicken. Sie können dann Menge oder Preis ändern.

Nicht benötigte Positionen können Sie in der Bestellung löschen, indem Sie die Position auf den Papierkorb "ziehen". Die Positionen werden in die Anfrage rückgemeldet und dort als Restmengen verwaltet.

Vorgangs-

umwandlung

Das "Hereinholen" von Vorgangspositionen in einen neuen Datensatz der nachfolgenden Vorgangsstufe ist die Alternative zur Vorgangsumwandlung via Schraubenzieher-Funktion.

(Die Beschreibung der Standard-Umwandlungsfunktion

Sammelvorgang finden Sie im 9. Handbuch-Kapitel "Business OPEN Funktionen").

Die Umwandlung einer Auswahl von Vorgängen mithilfe der Funktion mag komfortabel sein. Die Methode des "Hereinholens" weist jedoch einen programmtechnischen Vorteil auf:

Vorteile

Bei der normalen Vorgangsumwandlung, sagen wir einer Bestellung in einen Wareneingang, werden zunächst alle Artikelmengen ins Lager gebucht.

Wird der Wareneingang (z.B. bei Teillieferung) nachbearbeitet, geschieht die Buchung von Restmengen in der Batchdatei des Systems. Deren Abarbeitung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Beim "Hereinholen" von Bestellpositionen in einen neuen Wareneingang werden die Lagerbuchungen hingegen in einer sog. Transaktion gehalten: Die Buchungen sind nur für den aktuellen Benutzer sichtbar, jedoch für keinen anderen User im Netz.

"Hereingeholte" Positionen können nachbearbeitet werden wie oben beschrieben. Beim Speichern des neuen Datensatzes werden nur die verbliebenen Mengen dem Lager zugebucht.