Zusatzangaben im Auftrag

gestaffelte

Textfelder mit

Karteireitern

Die editierbarenTextfelder Kopftext, Fußtext, Bemerkung und Packscheininfo nehmen übereinandergestaffelt die obere Hälfte der Bildschirmmaske ein und können durch Klicken auf den zugehörigen Karteireiter in den Vordergrund gebracht werden.

Kopftext

Fußtext

In den beiden Layouts Kopftext und Fußtext haben Sie die Möglichkeit, Texte zu formulieren, die beim Ausdruck von Dokumenten an entsprechender Stelle erscheinen sollen.

Für Kopf- und Fußtext können Sie Textbausteine im System anlegen und wiederverwenden.

Textbaustein

Befinden Sie sich gerade bei der Eingabe von Kopftext oder Fußtext, ist der links abgebildete Bild-Button aktiv. Durch Klicken auf das Icon öffnen Sie jeweils ein Popup-Menü:

Textbaustein erzeugen

Sie haben hier zum einen die Möglichkeit, aus einem erfassten Kopf- oder Fußtext einen Textbaustein zu erzeugen. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, den Text zunächst zu markieren:

Wenn Sie den gewünschten Text markiert haben, wählen Sie aus dem Popup-Menü erneut die Option Erzeuge Vorlage/Textbaustein. Es folgt ein Dialog, in dem Sie die Vorlage benennen, wobei der markierte Text defaultmäßig in die Editierzeile des Dialogs geladen wird:

Hinweis:

Beachten Sie, dass der Name einer Textvorlage maximal 63 alphanumerische Zeichen lang sein darf. Kürzen Sie also, wenn nötig, den Text auf eine sinnvolle Länge, ansonsten schneidet Business OPEN Ihre Eingabe automatisch nach 63 Zeichen ab.

Nach Bestätigung des Vorlagennamens erscheint ein Dialogfenster mit weiteren Optionen. Hier werden Sie zunächst darauf hingewiesen, dass der Anwender in Vorgängen nur Textbausteine mit dem Sprachcode "Deutsch" erzeugen kann.

Vorlagen in anderen Sprachen sind über die Textbaustein-Option im Systemmanagerdialog zu generieren.

Lesen Sie hierzu die Beschreibung innerhalb des 2. Handbuch-Kapitels "Business OPEN konfigurieren", Systemmanager/Textbausteine :

In obigem Dialog legen Sie weiterhin fest, ob Sie Ihren Vorlagentext als Baustein

• für alle Vorgangsdateien

• nur für die aktuelle Datei

• als Standardvorlage für die aktuelle Datei wünschen.

Standardvorlage: Beim Öffnen eines neuen Datensatzes lädt BO den Textbaustein automatisch ins Feld Kopf- oder Fußtext.

Nach Bestätigung des Dialogs speichern Sie bitte den aktuellen Auftragsdatensatz und schließen Sie die Datei "Auftrag". BO gibt einen entsprechenden Hinweis am Bildschirm aus:

Nach erneutem Öffnen der Auftragsdatei und Aufruf eines neuen Datensatzes steht Ihnen die erzeugte Textvorlage zur Verfügung.

Textbaustein

aufrufen

Mit der zweiten Option des Popup-Menüs Hole Vorlage/Textbaustein fügen Sie eine Vorlage bzw. einen Textbaustein in den Kopf- oder Fußtext ein. Nach Auswahl dieser Option erscheint eine Auswahlliste vorhandener Vorlagen.

Hinweis:

Bei entsprechender Konfiguration des Schalters Textbaustein Sprache im Mandanten werden an dieser Stelle nur diejenigen Textbausteine angeboten, deren Sprachcode zur Sprache des Vorgangs passen:

Wählen Sie eine Vorlage und bestätigen Sie OK. Der Vorlagentext wird dann in das Layout von Kopf- bzw. Fußtext übertragen.

Bemerkung

Das Textfeld Bemerkung können Sie für Anmerkungen beliebiger Art zum Vorgang benutzen.

Hinweis:

Das Vorliegen von Bemerkungen zeigt BO im Eingabelayout eines Vorgangs durch Unterstreichung der Mandantvorgangsnummer in der rechten oberen Ecke der Bildschirmmaske an, im Ausgabelayout durch Unterstreichung der beiden Statusziffern:

Aktualisierungsstempel

Es besteht die Möglichkeit, Bemerkungen im Vorgang mit einem " Stempel " aus Datum und Benutzerkürzel zu versehen. Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, wer wann welche Bemerkung im Vorgang hinterlegt hat.

Wenn Sie den Karteireiter Bemerkung anklicken, wird links neben dem Textfeld ein kleines grünes Plus sichtbar. Dieses klikken Sie an, um den Aktualisierungsstempel einzufügen:

Mehrfachstile

Neu in BO/4D v13 sind die sogenannten Mehrfachstile für Volltextfelder. In den Vorgangsdateien sind Kopftext, Fußtext und Bemerkungen für die Formatierung im Mehrfachstil vorgesehen.

4D v13 erlaubt es dem Anwender durch die Verwendung individueller Textmerkmale wie Schriftart, -farbe oder -größe den komplettenText oder Teile davon nach seinem Geschmack optisch aufzubereiten:

Wie Sie bei der Formatierung eines der oben genannten Textfelder mit Mehrfachstilen genau vorgehen, lesen Sie bitte in den Ausführungen über Mehrfachstile im Artikeltext nach.

Bitte beachten:

Textbaustein vor Formatierung

Wenn Sie mit Textbausteinen arbeiten, so holen Sie diese bitte in den Kopf- oder Fußtext, bevor Sie Mehrfachstile auf die Texte anwenden.

Druck von

Mehrfachstilen

nur mit

PagePro

Texte, die Mehrfachstile aufweisen, können ausschließlich mit dem in BO v13 neuen Formulargenerator PagePro unter

Beibehaltung des gleichen Aussehens wie im System gedruckt werden. Nur PagePro kann die verschiedenen Textattribute erkennen und im Druck umsetzen. SuperReport Pro ist hierzu nicht in der Lage.

Packscheininfo

Die Informationen, die Sie im Feld Packscheininfo hinterlegen (z.B. lagertechnische Hinweise), können auf Packschein -Formularen ausgedruckt werden.

Kopftext

Fußtext

Bemerkungen

auf Vorgangseite 1 anschauen

In BO v11 können Sie Kopftext, Fußtext und Bemerkungen eines Vorgangs direkt auf der ersten Datensatzseite einsehen, ohne eigens auf die zweite Seite wechseln zu müssen.

Zu diesem Zweck finden Sie rechts neben dem Textfeld der Lieferadresse im Auftrag drei Text-Icons.

Wenn Sie den Mauszeiger auf eines der Symbole führen ohne zu klicken, zeigt BO (von oben nach unten) den Kopftext, Fußtext oder die Bemerkungen des Vorgangs in Gestalt einer sogenannten Tooltip-Bildschirmhilfe an:

Wenn Sie eines der Icons jedoch anklicken, gelangen Sie zu den Texten auf der zweiten Datensatzseite des Auftrags.

Kostenstelle

Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten, können Sie hier die zuständige Kostenstelle eintragen. Ist in der Kundenadresse eine Kostenstelle hinterlegt, wird diese beim Aufruf der Adresse im Vorgang in den Auftrag übernommen.

Währung

Sprache

Die beiden Popup-Menüs Währung und Sprache kennen Sie bereits von Seite 2 des Adressdatensatzes. Die Einstellungen aus der Adresse wurden in den Auftrag übernommen, können aber geändert werden.

Kurs

Im Feld Kurs gibt Business OPEN bei einer Fremdwährung den aktuellen Euro-Kurs an, falls in der Datei Währungskurs eine entsprechende Umrechnungsdefinition vorliegt.

Der Kurs einer Fremdwährung kann direkt im Eingabelayout des Auftrags aktualisiert werden.

Hinweis:

Für sinnvolle Auswertungen von Vorgängen in verschiedenen Währungen via 4D Bericht oder SuperReport Pro gilt in BO folgende Regel:

Endsumme * Kurs --> ergibt Wert in der Systemwährung.

Durch Anwendung dieser Formel stellen Sie sicher, dass Vorgangssummen in der gleichen Währung addiert werden.

MandAngebotNr

Das Feld MandAngebotNr dokumentiert, ob ein Angebot in Auftragspositionen umgewandelt wurde. Bei der Übernahme mehrerer Angebote wird hier die letzte Angebotnr. eingetragen.

MandLiefersNr

Das Feld MandLiefersNr entspricht dem gleichnamigen Feld auf Seite 1 des Auftragsdatensatzes.

Bei den blauen Feldbeschriftungen handelt es sich um aktivierbare Sprungmarken, die jeweils zu den referenzierten Vorgängen führen.

AuftrBestellNr

In das Feld AuftrBestellNr können Sie die Bestellnummer des Kunden eingeben, unter der dieser Ihren Auftrag verwaltet. Das Feld kann für Suchen und Auswertungen herangezogen werden.

Keine

Teillieferung

Die Option KeineTeilliefer wird von Seite 2 des Adressdatensatzes übernommen, kann an dieser Stelle aber geändert werden. Beim Aufruf einer Adresse, in der die Option KeineTeilliefer aktiviert ist, gibt Business OPEN bei der Neuerfassung eines Auftrags eine Warnung aus:

Verpackung

Dieses Feld ist für die Bezeichnung der Gesamtverpackung (Karton, Paket etc.) des Auftrags vorgesehen.

Verpackungsmenge

Im Feld Verpackungsmenge addiert Business OPEN die Verpackungsmengen der einzelnen Auftragspositionen (siehe Seite 1 des AuftragsPos-Datensatzes). Durch Klicken auf das Feldlabel kann eine Neuberechnung manuell angestoßen werden.

Nettogewicht

Das Nettogewicht ermittelt Business OPEN aus dem Gesamtgewicht der einzelnen Auftragspositionen (siehe Seite 1 des AuftragsPos-Datensatzes).

Bruttogewicht

Im Feld Bruttogewicht addiert BO die Summe des Verpackungsgewichts der einzelnen Auftragspositionen zum Nettogewicht des Vorgangs hinzu. Hierzu wird das VerpackungGewicht aus dem Artikelstamm (Seite "Verpakkung") der Positionen herangezogen.

Zusatzmodul

Business OPEN Verpackung

Hinweis:

Für komplexe Verpackungsvorgänge bietet BO ein mehrstufiges Zusatzmodul an: Business OPEN Verpackung .

Das Modul steuert das Verpacken und Verladen von Warensendungen von der Auswahl einer Umverpackung (z.B. Karton) in Artikel oder Vorgangsposition (Stufe 1)

über die Zuweisung der Endverpackung (z.B. Paletten) auf Vorgangsebene (Stufe 2)

bis hin zum Beladen von Transportverpackungen (z.B. Containern) im Lieferschein und ihrer Spedierung (Stufe 3).

Fordern Sie bei Interesse die genaue Funktionsbeschreibung des Verpackungsmoduls bei GUBUS Software an.

GP_email

Das Feld GP_email wird durch Import/Abgleich aus einem Webshop gefüllt, oder (bei normaler Vorgangserfassung) nach Auswahl eines Gesprächspartners für die Lieferadresse.

BO zieht die GP_email im Vorgang z.B. im Rahmen der Funktion Versand vonSerien-Emails mit konfigurierbarem Inhalt heran.

Einzelmitteilungspflicht

Die Checkbox Einzelmitteilungspflicht betrifft Aufträge, die für den Export bestimmt sind. Mit dem Flag können Kundenaufträge gekennzeichnet werden, für deren Bestimmungsland eine Ausfuhrgenehmigung einzuholen ist.

Bereits im Staatendatensatz kann ein Land als Embargoland und/oder als einzelmitteilungspflichtig gekennzeichnet werden:

Mit dem Staatencode gelangt das Kennzeichen in die Adresse (Seite 5) und mit der Adresse in den Vorgang. Einzelmitteilungspflicht kann jedoch auch direkt im Vorgang aktiviert werden.

Bei der Neuanlage einer Adresse mit Einzelmitteilungspflicht im Staat sowie bei der Neuanlage eines Auftrags teilt BO die Einzelmitteilungspflicht im Rahmen einer Bildschirmmeldung mit:

kein Lieferschein!

Ein Auftrag mit dem Kennzeichen Einzelmitteilungspflicht kann nicht in einen Lieferschein umgewandelt werden.

Ausfuhr-

beauftragter

Das Kennzeichen Einzelmitteilungspflicht kann nur von einem Anwender zurückgesetzt werden, dem in seinem Benutzerdatensatz auf Seite 2 die Eigenschaft Ausfuhrbeauftragter verliehen wurde:

Protokolldatensatz

Das Zurücksetzen des Kennzeichens Einzelmitteilungspflicht im Auftrag dokumentiert BO mit einem Protokolldatensatz in der Datei "Gerätehistorie".

Durch Klicken auf den blauen Hinweispunkt links neben der Checkbox Einzelmitteilungspflicht auf Seite 2 im Auftrag kann der Protokolldatensatz angesteuert und eingesehen werden:

Abrechnungsart

Das Feld Abrechnungsart ist für das Zusatzmodul Business OPEN Leistungserfassung von Bedeutung. Wenden Sie sich bei Interesse an dem Modul bitte an GUBUS Software.