Lieferanschrift in Einzelfeldern

Übergabe an Versandlogistiksysteme

Die Darstellung der Lieferanschrift in Einzelfeldern soll Nutzern der Business OPEN UPS-/Easylog-Exportschnittstelle ebenso wie der Business OPEN Shipcloud-Anbindung oder anderer Versandlogistiksysteme die Erfassung oder Änderung einer abweichenden Lieferanschrift erleichtern, da die Übergabe der Lieferanschrift an solche Systeme in der Regel zergliedert in Anschrift 1, 2, Straße, PLZ, Ort und Land erfolgt.

Konfiguration im Mandanten

Als Voraussetzung für das oben geschilderte Verhalten muss im Mandantendatensatz auf Seite 6 (nach unten ausgeklappt) das Feld Anschriften-Felder (rechte Spalte unten) mit einem Wert größer 0 beschriftet sein (mögliche Werte siehe Link).

L-Kennzeichen

Ist der Schalter aktiv, stellt BO die Lieferanschrift in editierbaren Einzelfeldern dar. Ein rotes L neben dem Karteikasten der Lieferadresse weist darauf hin:

Neu in BO v16 ab Juli 2017:

Lieferland sichtbar

Das Lieferland der Anschrift ist in einem Einzelfeld sichtbar. Es wird z.B. im Rahmen der Business OPEN shipcloud-Anbindung an den Versanddienstleister übertragen.

Einzelfeld Telefon

Einzelfeld Email

Zwei weitere Einzelfelder für die Telefonnummer und die Email des Empfängers ergänzen die Lieferanschrift. Beide werden u.U. für bestimmte Versender im Rahmen der shipcloud-Schnittstelle benötigt.

Hinweis:

Sind die Felder Telefon und Email noch leer, können Sie direkt in der Anschriftenmatrix eingepflegt werden. Platzhalter im Feld verdeutlichen die Eingabeerwartung:

Hinweise:

ab BO v20:

Anschrift 3-Zeile

Ab der Version BO v20 steht bei der Lieferanschrift ein drittes Einzelfeld (Anschrift 3) zur Verfügung:

Ist die shipcloud-Schnittstelle im Einsatz, wird das dritte Anschriftenfeld ab BO v20 an shipcloud übertragen. Das ergibt aber nur Sinn, wenn der angestrebte Versender in der Lage ist, eine dritte Anschriftenzeile bei der Erstellung seines Etiketts zu berücksichtigen.

ab BO v20:

alternative Rechnungsemail

In der Version BO v20 wurde das Email-Einzelfeld mit einer Doppelbelegung versehen. Durch Klick auf das orange R links neben dem Feld können Sie auf das Einzelfeld für die Rechnungsemail umschalten und bei Bedarf diese dort eingeben (Platzhalter-Text und Online-Hilfe bitte beachten):

Liegt eine alternative Rechnungsemail vor, wird das R nach erneutem Aufruf der Adress-Matrix grün dargestellt. Die Rechnungsemail kann dann durch Klick auf R eingesehen werden:

Durch Klicken auf R schalten Sie also zwischen Liefer- und Rechnungsemail hin und her.

Das Einzelfeld Rechnungsemail kann auch fix in der Adresse hinterlegt oder via Auftragsimport (siehe weiter unten) befüllt werden

Matrix aufklappen

Durch einen Klick auf das blaue Dreieck in der linken unteren Ecke lässt sich die Anschriften-Matrix nach rechts aufklappen. Es werden nun evtl. vorhandene Anweisungstexte sichtbar. Diese können in der Adresse hinterlegt oder direkt im Vorgang editiert werden.

GPCode

einsehen

kontrollieren

Unterhalb der Speditionsanweisung zeigt BO den Gesprächspartnercode des Vorgangs an, daneben die Email der Lieferadresse. Beide Werte sind wichtig für Nutzer der Business OPEN shipcloud-Anbindung . Bei der Übergabe der Lieferanschrift an shipcloud gelten bestimmte Regeln für das Einfügen eines Ansprechpartners. Hier darf z.B. der GPCode nicht mit einer anderen in der Lieferanschrift vermerkten Person kollidieren.

Wenn Sie den Mauszeiger auf den GPCode bewegen, zeigt BO den Namen des zugehörigen Gesprächspartners der Lieferadresse in einem sog. Tooltip an:

GPCode

löschen

Sollte der GPCode nicht zur Person der Lieferanschrift oder der Lieferemail passen, können Sie diesen aus dem Vorgang entfernen. Klicken Sie hierfür auf den GPCode und bestätigen Sie den folgenden Nachfragedialog:

manuelle Anlage von Vorgängen

Wenn Sie einen Verkaufsvorgang manuell erfassen, werden die Einzelfelder der Lieferanschrift automatisch gefüllt.

Vorzugsweise überträgt BO die in der Adressmatrix multipler Anschriften hinterlegten Inhalte in den Vorgang. Ist dort nichts eingepflegt, destilliert BO die Einzelfelder der Lieferanschrift aus der Stammadresse (Anschrift1, Anschrift2, Straße, PLZ, Ort, LKZ, Telefon, Email).

Lieferanschrift via Auftragsimport

Wurde die Lieferanschrift schon im Auftrag über die Schnellerfassungsmaske importiert, sind die oben genannten Einzelfelder ebenfalls bereits gefüllt, sei es, dass sie beim Import explizit angeliefert oder von BO automatisch nach obigen Regeln befüllt wurden.

Hinweis:

Für den Import von Liefer- und Rechnungsanschrift steht ab BO v20 ein zusätzliches drittes Feld zur Verfügung (s.o.):

Des Weiteren kann nun auch eine alternative Rechnungsemail importiert werden:

Einzelfelder

nachträglich

manuell befüllen

alt +

Klick

Möchten Sie in bestehenden Vorgängen nachträglich die Einzelfelder der Lieferanschrift einpflegen, können Sie durch alt-Taste + Klick auf den Karteikasten neben der Lieferadresse im Vorgangskopf die Anzeige der Einzelfelder in der Adressmatrix hervorrufen. Die Einzelfelder können nun manuell befüllt werden.

Anmerkung:

Lieferanschrift als Textfeld

Unabhängig von den Einzelfeldern setzt BO die Lieferanschrift natürlich nach wie vor zu einem Textblock im gleichnamigen Textfeld des Vorgangskopfs zusammen. Das Feld Lieferanschrift kann auf Formularen gedruckt werden.

Lieferanschrift-Textblock

änderbar?

Sind die Einzelfelder nicht aktiv, ist die Lieferanschrift im Textfeld manuell änderbar. Bei aktivierten Einzelfeldern hängt dies von der im Mandant gewählten Einstellung ab.

Berichte

Die Einzelfelder der Lieferanschrift (LAnschrift1, LAnschrift2, LStrasse, LPLZ, LOrt und LLand) finden Sie z.B. im 4D Bericht ganz am Ende der Feldliste:

Hinweise:

Via Import kann die Hausnummer ebenfalls in einem Einzelfeld (LHausnummer) übertragen werden, zusätzlich noch eine Telefonnummer (LTelefon) der Lieferadresse.

Wird eine Email importiert, so landet diese im Feld GP_email des Vorgangs.

Berichte

Die entsprechenden Einzelfelder der Rechnungsanschrift (RAnschrift1, RAnschrift2, RStrasse, RHausnummer, RPLZ, ROrt und RLand) sind bereits angelegt, aber noch nicht mit einer Funktionalität versehen:

Lieferadresse an Zwischenablage

Hinweis:

Wenn Sie auf die Feldbeschriftung Lieferadresse klicken, wird der Inhalt des Feldes an die Zwischenablage Ihres Rechners gesendet. Von dort kann die Adresse in externe Anwendungen, z.B. eine Software zum Etikettendruck, eingesetzt werden.

Etikettendruck

Ist gar der Labeldrucker Dymo LabelWriter an Ihren Rechner angeschlossen, so öffnet BO beim Klicken auf die Lieferadresse dessen Software DymoLabel automatisch.

Der Anwender muss nur noch dass passende Labelformat auswählen und die aus Business OPEN in die Zwischenablage übergebene Anschrift in das Etikett einfügen. Anschließend kann sogleich ein Label gedruckt werden:

Neue Anschriftenregeln

Hinweis:

Ab der Version 2006 folgt BO den neuen Anschriftenregeln der DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) aus dem Jahr 2005.