4. Kapitel - Business OPEN Verkauf

Angebot

Mit einem Angebot reagieren Sie in der Regel auf Kundenanfragen. In dieser frühesten Vorgangsstufe des Verkaufs bieten Sie angefragte Artikel oder Dienstleistungen potentiellen Kunden zu Ihren Konditionen an.

Ein Angebotsdatensatz in Business OPEN enthält die Möglichkeit, Artikelgruppen zusammenzustellen und verschiedene Alternativen auszuarbeiten. Der Erfolg bzw. Misserfolg eines Angebots kann ausführlich dokumentiert werden, was Auswertungen Ihrer Vertriebsaktivitäten ermöglicht.

Ein Angebot in BO ist Basis der zusätzlichen Programmfunktionalitäten Dauervorgang, Kontrakt und Kostenvoranschlag. Ein immer wiederkehrendes Angebot kann als Vorlage gekennzeichnet und für verschiedene Kunden immer wieder neu verwendet werden. Ebenso ist der Versand von Serienangeboten möglich.

Preisfindung

Preiskonditionen und vereinbarte Sonderkonditionen verwaltet Business OPEN in einer eigenen Datei "Preiskontrolle", auf die Ihre individuell programmierte Preisfindung in Vorgängen des Verkaufs und des Einkaufs bei der Preisermittlung zugreift.

Business OPEN verwaltet wahlweise Brutto- oder Nettopreise. Das System ermöglicht sehr komplexe Preisgestaltungen in Abhängigkeit von Adressen, Artikeln, Preislisten und -gruppen. Zusätzlich sind mengenabhängige, zeitlich befristete und an bestimmte Zahlungs- und Versandbedingungen geknüpfte Preisstaffelungen möglich.

Sonderkonditionen können vom autorisierten Anwender direkt aus den Positionen der Verkaufsvorgänge angelegt werden.

Auftrag

Ein Auftrag bestätigt konkrete Kundenbestellungen zu vereinbarten Bedingungen bzgl. Menge, Preis, Termin, Zahlung und Versand der Waren oder Dienstleistungen.

Direkt aus einem Auftrag können Sie Bestellungen veranlassen oder Kommissionierungen vornehmen. Das auftragsbezogene Bestellwesen kann in Business OPEN automatisiert werden.

Business OPEN stellt Funktionen zur Kontrolle der Lieferfähigkeit von Aufträgen, zur Vorgangsumwandlung und Erzeugung von Sammelvorgängen bereit.

Ein aus dem Auftrag gedruckter Packschein kann zur Überprüfung der Verfügbarkeit bestellter Artikelmengen und zur Vorbereitung des Lieferscheins an das Lager weitergereicht werden.

Lieferschein

Der Lieferschein dokumentiert und begleitet in gedruckter Form erfolgte Warenlieferungen. Für Ihre Lieferdokumente stellt Business OPEN ebenso wie für alle anderen Vorgänge des Verkaufs ein Set von Standardformularen zur Verfügung.

Nach Prüfung der Verfügbarkeit von Lagermengen durch das System werden bestandsgeführte Artikel und gegebenenfalls deren Seriennummern oder Chargen im Lieferschein physisch aus dem Lager ausgebucht.

Im Lieferschein wird die Anzahl der Verpackungsstücke ermittelt. Mithilfe eines weiterführenden Moduls können größere Umverpackungen zugewiesen und Transportverpackungen beladen werden.

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Lieferscheine zu einem

Speditionsauftrag (Zusatzmodul) zusammenzufassen.

Mithilfe der Business OPEN UPS-/Easylog-Exportschnittstelle können Versanddaten aus Aufträgen oder Lieferscheinen wahlweise an die Versandlogistiksysteme UPS WorldShip oder DHL Easylog übertragen werden.

Rechnung

Die Rechnungslegung bildet die letzte Stufe des Verkaufs. Alle Verkaufsdaten können von Angebot über Auftrag und Lieferschein bis in die Rechnung via Vorgangsumwandlung als 1:1-Kopie weitergereicht werden.

Business OPEN gestattet jedoch auch Direktfaktura (mit oder ohne Lagerbuchung). Die Erstellung von Gutschriften und das Stornieren bereits statistisch verbuchter Rechnungen sind problemlos möglich.

Business OPEN verfügt über eine Reihe von Schnittstellen zu externen Finanzbuchhaltungsprogrammen, an die Rechnungen aus der Warenwirtschaft exportiert werden können.

Ist in Ihrem Unternehmen keine eigene Finanzbuchhaltung im Einsatz, können Sie Zahlungseingänge und Mahnungen innerhalb der Warenwirtschaft in der Rechnungsdatei überwachen.

Zur übersichtlichen Bearbeitung offener Rechnungen gibt es in Business OPEN das Zusatzmodul Mahnungseditor (Offene Posten-Verwaltung).