Aus der Adresse in andere Bereiche

Andere Bereiche

Auf der ersten Bildschirmseite eines geöffneten Adressdatensatzes sehen Sie in der linken unteren Bildschirmecke die Feldbezeichnung Andere Bereiche.

Durch Klicken in das Feld öffnen Sie ein Popup-Menü, das alle Dateibereiche auflistet, die aus dem Adressdatensatz aufgerufen werden können (und für die der Anwender Zugriffsrechte besitzt):

Nach Auswahl eines Bereichs wird die Bildschirmmaske des Adressdatensatzes nach unten "aufgeklappt".

In dem erscheinenden Layout (einer sogenannten 4D Listbox ) werden die zur Adresse vorhandenen Datensätze des ausgewählten Dateibereichs aufgelistet:

Was wird

angezeigt?

Die wichtigsten Informationen zu jedem Datensatz werden in der Listbox spaltenweise dargestellt.

Vorgang

Haben Sie z.B. eine Vorgangsdatei ausgewählt, zeigt BO zu jedem Vorgang Dateiname, Datensatznummer, Belegdatum, Status, Vertreter, Warenwert, Deckungsbeitragssatz in Prozent und Belegname an. Defaultmäßig sind die gefundenen Datensätze absteigend nach Belegdatum sortiert.

Lesen Sie im Abschnitt Auftragspositionen in der Listbox des 4. Handbuch-Kapitels "Business OPEN im Verkauf/Auftrag", wie Sie die Anzeige eines Listbox-Layouts gestalten können.

Anzahl

Die Anzahl der gefundenen Datensätze wird links unter der Listbox angezeigt.

Bei einer sehr großen Zahl gefundener Vorgänge werden diese portionsweise (max. 300) in die Listbox geladen. Durch Klicken auf das grüne Dreiecksymbol unterhalb des Layouts veranlassen Sie die Anzeige der nächsten "Portion" von Datensätzen.

Die Ziffern links neben dem grünen Dreieck geben dann z.B. an, dass die ersten 300 von 1129 Datensätzen in das Layout geladen wurden (siehe links).

wählbare

Vorgänge

Die wählbaren Vorgänge des Verkaufs und Einkaufs werden unterhalb der Listbox aufgeführt. Haben Sie eine Vorgangsart aus dem Popup-Menü "Andere Bereiche" ausgewählt, ist der betreffende Vorgang unterhalb der Listbox markiert.

Durch Anklicken eines Radiobuttons können Sie auch an dieser Stelle einen anderen Vorgang aufrufen.

alle

Zusätzlich können Sie durch Aktivieren der Checkbox alle jegliche zur Adresse vorhandenen Vorgänge aufrufen. (Dies bezieht sich jedoch nur auf Vorgänge des Verkaufs).

Artikelsuche

Sie können die Anzeige der vorhandenen Datensätze auf Vorgänge mit einem bestimmten Artikel in den Positionen beschränken.

Klicken auf das Lupen-Symbol öffnet einen Dialog, in dem Sie Artikelnummer oder -name definieren können, nach denen in den Positionen des ausgewählten Vorgangs gesucht werden soll:

Zusätzlich können Sie bestimmen, ob die gesuchte Artikelnummer oder der Artikelname mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnen oder diese enthalten soll.

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK". BO führt die entsprechen-de Suche durch und zeigt in der Listbox nur diejenigen Vorgänge an, die den gewünschten Artikel als Position beinhalten.

Suche nach

Vorgangsstatus

Ferner ist innerhalb der eingestellten Vorgangskategorie(n) eine Statussuche möglich. Lesen Sie zur Statusverwaltung von Vorgängen den entsprechenden Abschnitt im 4. Handbuch-Kapitel "Business OPEN im Verkauf".

Durch Klicken in das Feld Vorgangsstatus lässt sich ein Popup-Menü öffnen, aus dem Sie auswählen können, welchen Status die anzuzeigenden Vorgänge haben sollen:

• Sondersuche

Eine Sondersuche ist möglich, wenn in der Datei " Externe Operationen " von Ihrem Systemmanager eine spezielle Suche (Typ 8) für bestimmte Vorgangsdateien definiert wurde. Gibt es mehrere Sondersuchen für eine Datei, erscheint ein Fenster, in dem Sie eine Suche durch Anklicken auswählen können:

Nach Bestätigung des OK-Buttons wird die ausgewählte Suche durchgeführt und die gefundenen Entsprechungen werden im Layout angezeigt.

Vorgang ändern

Durch Doppelklicken auf einen Datensatz im Layout können Sie dessen Eingabelayout zur Ansicht öffnen. Bei noch nicht vollständig erledigten Vorgängen lassen sich auch Änderungen vornehmen.

Liefer-/Rechnungsanschrift abfragen

Werden in der Listbox der aufgeklappten Adresse Vorgänge des Verkaufs (Auftrag bis Rechnung) oder Bestellungen angezeigt, können Sie zu einem Datensatz die Lieferanschrift (bei Rechnungen auch Rechnungsanschrift) abrufen, indem Sie bei gedrückter alt-Taste den gewünschten Datensatz anklicken.

Die in einem Dialog- bzw. Meldungsfenster angezeigte(n) Adresse(n) sind nicht editierbar:

Warenwert

Endsumme

Zusätzlich zur Liefer- und Rechnungsadresse zeigt BO Warenwert und Endsumme der ausgewählten Rechnung im Meldungsfenster an.

Neuer Vorgang

In der "aufgeklappten Adresse" können neue Vorgänge angelegt werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn eine bestimmte Vorgangsart (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder Bestellung) markiert ist.

Klicken Sie auf das Pluszeichen unterhalb der Listbox. Daraufhin wird die Schnellerfassungsmaske geladen, in der Sie neue Vorgänge eingeben können:

Vorgang löschen

Einen Datensatz können Sie löschen, indem Sie ihn in der Listbox durch Anklicken markieren und anschließend auf den Papierkorb links neben dem Gesprächspartner-Layout "ziehen".

Vorgang drucken

Sie können einen Vorgang drucken, indem Sie ihn markieren und auf das Druckersymbol am unteren Bildschirmrand "ziehen".

Sie rufen dadurch den Business OPEN-Druckdialog auf, in dem Sie das gewünschte Formular auswählen und durch Bestätigen von "Drucken" ausdrucken können.

Vorgang

umwandeln

Noch nicht vollständig erledigte Vorgänge können innerhalb der aufgeklappten Adresse in eine nachfolgende Vorgangsstufe umgewandelt werden.

Markieren Sie hierzu den gewünschten Datensatz und "ziehen" Sie ihn auf die Bezeichnung des Umwandlungsziels am unteren Bildschirmrand. Sie aktivieren damit einen unsichtbaren Button, der nach einer Nachfrage die Vorgangsumwandlung bewirkt:

Briefe

Notizen

Wiedervorlagen

Haben Sie in dem Popup-Menü "Andere Bereiche" Briefe, Notizen oder Wiedervorlagen aufgerufen, werden in dem Layout der aufgeklappten Adresse alle zur Adresse vorhandenen Dokumente und Termine aufgelistet.

Sie können einen Datensatz der genannten Bereiche ansehen und gegebenenfalls ändern, jedoch nicht drucken und nicht löschen .

Durch Klicken auf das grüne Plus können Sie neue Briefe, Notizen oder Wiedervorlagen mit Referenz auf die Adresse erzeugen.

Briefe + Notizen

zu Gesprächspartnern

Auch Briefe und Notizen an Gesprächspartner der Adresse werden angezeigt, wenn Sie den Bereich "Briefe" oder den Bereich "Notizen" ausgewählt haben.

Drag & Drop

Neue Briefe an einen Gesprächspartner können Sie erstellen, indem Sie den ensprechenden Datensatz im Gesprächspartner-Layout der Adresse anklicken und nach unten in die Listbox der aufgeklappten Adresse "ziehen":

Neue Notizen an einen Gesprächspartner können Sie auf die gleiche Weise erstellen, wenn Sie zuvor den Bereich "Notizen" ausgewählt haben.

Ist der Bereich "Notizen" ausgewählt, werden zunächst ausschließlich die über das Kalenderlayout erfassten Gesprächspartner-Notizen angezeigt.

Notizen aus Gesprächspartner-Datensatz

Möchten Sie die Notizen zu einem Gesprächspartner einsehen, die Sie im Gesprächspartner-Datensatz selbst in das Textfeld Notizen eingegeben haben, ziehen Sie den entsprechenden Datensatz aus dem Gesprächspartner-Layout in den unteren Listbox-Bereich und drücken Sie die alt-Taste, bevor Sie die Maustaste loslassen.

Hier werden nun die im Feld Notizen des Gesprächspartner-Datensatzes hinterlegten Einträge angezeigt.