Der Import in DATEV Rewe

Import-Formate difinieren

Zunächst müssen Import-Formate definiert werden. Das ge-schieht in DATEV Rewe unter dem Menü Extras/ASCII-Formate

Es erscheint die Liste der Standard- und (falls vorhanden) der individuell eingestellten Formate für drei verschiedene Vorfälle. Generell die Empfehlung: Kopieren Sie die Standards, um neue Formate zu definieren.

Auswahl der Daten

Zunächst ist Auswahl der zu importierenden Daten interessant.

• Rechnungen und Rechnungsprüfungen importieren Sie in

Buchungssätze

• Debitoren- und Kreditoren-Daten importieren Sie in

Personenkonten

Importformate

Buchungsssätze

Wenden wir uns den Buchungssätzen zu:

Die Formatbeschreibung Buchungssätze - Kanzlei Rechnungswesen ist im Standard enthalten, individuelle Formate können von Ihnen selbst erzeugt werden.

Kopieren

Kopieren Sie zu diesem Zweck das Format Buchungssätze - Kanzlei Rechnungswesen und geben Sie der neuen Formatbeschreibung eine Bezeichnung Ihrer Wahl, im Beispiel unten etwa BO mit Sollzwang

Allgemeine

Einstellungen

Im ASCII-Format-Kopierdialog sind folgende Allgemeine Einstellungen konfigurierbar:

Zeichensatz

Ansi-Format

Import ab Zeile

2 (BO schreibt die Feldbezeichnungen in die erste Zeile, damit speziell in der Einrichtungsphase die Kontrolle einfacher wird. Für die anschließende Feldauswahl sollten Sie diese Zahl vorübergehend auf 1 setzen.)

Trennzeichen

Felder

Tabulator

Trennzeichen

Nachkommastelle

Komma

Zeichen um

Textfelder

Kein Zeichen

Trennzeichen

Tausenderstellen

Kein Trennzeichen

Vorzeichen/Be-tragskennzeichen

+/- vor dem Betrag

Datumsformat

TT.MM.JJJJ

Achtung:

Abweichend von diesem Datumsformat wird in Belegfeld2 (siehe Liste der möglichen Felder weiter unten) ein Datum in der Form TTMMJJ ausgegeben.

Dieses Feld ist dominant und zwingt die DATEV, unabhängig vom Belegdatum und den Debitoren-Zahlungsbedingungen das Fälligkeitsdatum in Business OPEN zu verwenden.

Nur so ist es möglich, in BO eine Rechnung bei gleicher Zahlungsbedingung zu valutieren und diese Information sinnrichtig an die DATEV zu übergeben.

Aktuelle Datei

Sie können sich im Feld Aktuelle Datei hier das Ergebnis Ihrer Formateinstellungen anzeigen lassen. Es hat aber im Moment wenig Aussagekraft, da die Feldauswahl noch nicht erfolgte:

Feldauswahl

Unter dem Karteireiter Feldauswahl definieren Sie nun die Reihenfolge der zu importierenden Felder. Sie sollten zuerst eine Beispieldatei aus BO exportieren.

Unter Aktuelle Datei können Sie die Beispieldatei einbinden.

Der Vorteil: Sie sehen nun den BO-Dateiinhalt und können die Feldzuordnung leichter vornehmen (vorausgesetzt, Sie haben auf der Vorseite "Allgemeine Einstellungen" Import ab Zeile auf 1 gesetzt).

Alle auswählen

Klicken Sie auf den Button Alle auswählen und überprüfen Sie den Inhalt des rechten Fensters (Ausgewählte Felder) mit dem Inhalt der BO-Beispieldatei (Mögliche Felder). Die vertikale Abfolge der Felder muss in beiden Layouts übereinstimmen.

Setzen Sie bitte unter dem Karteireiter Allgemeine Einstellungen den Import ab Zeile wieder auf 2.

Mit OK speichern Sie den Vorgang. Damit ist die Formatdefinition Buchungssätze abgeschlossen. Sie verwenden das gleiche Format für Rechnungen und Rechnungsprüfungen.

Importformat

Personenkonten

Für die Personenkonten ist der Vorgang vergleichbar.

Allgemeine

Einstellungen

Nehmen Sie die gleichen Allgemeinen Einstellungen vor wie für die Buchungssätze beschrieben:

Feldauswahl

Auch in der Feldauswahl wurde es Ihnen einfach gemacht:

Alles Auswählen - Prüfen - Fertig

Setzen Sie bitte unter Allgemeine Einstellungen den Import ab Zeile wieder auf 2.